eVision > Početna > Novosti

Zašto je važno razumjeti poslovne procese i upravljati njima?

Marina radi u pisarnici i zaprima poštu. Na adresu kompanije stiže pošiljka adresirana na direktora. Marina uzima pošiljku i nosi je direktoru. Direktor je u uredu, upravo razgovara na telefon, i začuđeno gleda Marinu. Ljutito potpisuje paket ne prekidajući razgovor​​.​

U čemu je problem?​

U ovom scenariju Marina je pogriješila – naime, Marina je bila na godišnjem odmoru i u međuvremenu proces se promijenio na zahtjev direktora koji je izričito tražio da ga se više ne prekida u uredu već da sve pakete za direktore preuzima jedna osoba koja onda te pakete prosljeđuje određenom direktoru.

Radi se o ljudskoj grešci, a problemi u ovom slučaju su očiti – Direktor nije kvalitetno upravljao procesom, a Marina proces nije razumjela jer nije ni znala da postoji novi proces.

Kako bi pomogli razjasniti “mistiku” oko procesa, u ovom članku ukratko iznosimo uvod u temu poslovnih procesa – što su poslovni procesi, zašto su važni i kako upravljati poslovnim procesima.

1. Što su poslovni procesi
2. Zašto su važni poslovni procesi
3. Kako upravljati poslovnim procesima

1. Što su poslovni procesi?

Započnimo s lakšim pitanjem - što je proces?

Proces je niz radnji, promjena ili funkcija koje donose određeni rezultat.

Primjer dijela procesa koji naš marketing želi za cilj ovog članka

Kada govorimo o procesima u poslovanju, to može biti bilo kakav proces koji je u službi poslovne funkcije. Jedan primjer takvog procesa je proces nabave.

Svrha nabave (kao konačan cilj) je dostavljanje proizvoda od točke A do B. Taj poslovni proces počinje kada B napravi narudžbu od A. U međuvremenu se događa niz radnji koje ostvaruju svrhu procesa – dostavljanje proizvoda.

U našem rječniku tako znači:

Poslovni proces je aktivnost ili set aktivnosti kojima se izvršava specifični cilj organizacije (npr. prodaja i dostava proizvoda).

U primjeru nabave cilj organizacije A je dostaviti proizvod organizaciji B. To je specifičan cilj – dostava. 

Poslovni proces bi onda uključivao sve aktivnosti koje su između početne i krajnje točke. Primjer jedne od aktivnosti je dojavljivanje upravitelju skladišta da je potrebno pripremiti i poslati određeni broj proizvoda za pošiljku. Upravitelj skladišta onda ima nekoliko aktivnosti kojima to zbilja i ostvaruje. Sve te aktivnosti dio su poslovnog procesa.


Pojednostavnjeni primjer poslovnog procesa

Može se zaključiti da svaka organizacija može imati specifične poslovne procese, Tako, na primjer, Vaša organizacija može na unikatan način raditi:

  • Proces održavanja odnosa s korisnicima
  • Proces zapošljavanja
  • Proces razvoja proizvoda
  • Proces korisničke podrške
  • Proces izrade izvještaja

U tom slučaju imate specifične poslovne procese.

Neki procesi mogu ili čak moraju u skladu sa standardnom poslovnom praksom ili zakonima (npr. isplata plaća ili arhiviranje dokumenata). Zbog toga je važno stalno proučavati zakone i biti u toku s posljednjim zakonskim odrebama.

U teoriji ćete pronaći još niz drugih pojmova (vrste poslovnih procesa, podprocesi, korporativni poslovni procesi…). U ovom članku nećemo ulaziti toliko u dubinu već dajemo praktičan pregled poslovnih procesa.

2. Zašto su poslovni procesi važni?

U gotovo svakoj organizaciji postoje tri važna stupa koja trže organizaciju na okupu – ljudi, procesi i tehnologija. Sva tri su povezana i, ako jedan od njih ne funkcionira dobro, ostali se lako mogu raspasti.


Sva tri elementa su važna. Bez ljudi ne možete, a procesi i tehnologija moraju biti na razini s ljudima i pripremljeni za rad s njima i za njih.

Ako razmišljamo o procesu kao „metodi ili sistemu kojom postižemo neki komercijalni rezultat“ – onda za uspjeh posla je ključno da ljudi pravilno izvršavaju procese. Bez komercijalnog rezultata nema novca za isplatu plaća, a neučinkoviti procesi umanjuju mogućnost da ljudi u poduzeću da donose zaradu.

Drugim riječima – za bolji komercijalni rezultat potrebno je optimizirati metode ili sisteme kojima se postiže komercijalni rezultat.

To može značiti čitav niz detalja. Primjerice:

- Manje koraka u odobravanju računa uvođenjem elektroničkog potpisa
- Brži proces donošenja odluka vođenjem sjednica elektronski, umjesto na papiru
- Jednostavniji unos i prosljeđivanje papirnatih dokumenata u sustav za upravljanje dokumentima

I brojni drugi.

3. Kako upravljati poslovnim procesima?

Ako ste organizacija koja ovisi o troškovima i zaradi da bi opstala – a zasigurno jeste – sigurno želite poboljšati poslovne procese.

Prvi način kako upravljati poslovnim procesima je detektirati procese koji najviše usporavaju Vaše poslovanje.

Pronaći te procese (ili samo dijelove procesa) može biti zahtjevno, ali je nužno. Na primjer, ako zaprimate veliku količinu računa i najviše vremena trošite na odobravanje (potpisivanje) računa, imate poteškoću koja usporava proces likvidacije računa. Taj dio procesa možete detektirati bilo razgovorom sa zaposlenicima, promatranjem načina na koji se proces odvija (fizičkim promatranjem ili praćenjem u Vašem ECM i drugim sustavima) ili nekom drugom metodom.

U eVisionu stalno radimo s poduzećima na optimizaciji poslovnih procesa. Uz široko poslovno znanje, za to koristimo i tehnologiju.

Primjerice, ako odobravate račune fizičkim potpisom, u eVisionu vjerujemo da je to pogrešan način – dapače – papir ne trebate ni vidjeti na Vašem stolu već na računalu trebate vidjeti skenirani račun i odobriti ga. To je velika razlika od fizičkog zaprimanja, sortiranja, dostavljanja, potpisivanja i drugih dijelova procesa koji mogu potrajati i do pola radnog dana. Elektronski, ovaj proces traje tek nekoliko minuta.

Stoga, odgovor na pitanje „kako upravljati poslovnim procesima“ je – tehnologija koja ubrzava procese. Time osnažujete ljude i ranije spomenuta „tri stupa“ (ljudi, procesi, tehnologija) snažnije se povezuju u dosljedan sustav u kojem Marina s početka priče uvijek zna kakav je proces i kako najbrže napraviti neku aktivnost.

Primjer OfficePoint tijeka rada

Završna misao

Povežimo spomenuta „tri stupa“:

  1. Okruženi ste ljudima koji rade posao
  2. Posao je definiran poslovnim procesima
  3. Poslovne procese radite na tehnologiji

Ako jedan od tih elemenata ne funkcionira dobro, čitav posao pati.

Zbog toga je zaključak vrlo kratak i jasan – poslovne procese trebate uvijek preispitivati, tražiti bolje alternative, a ljude i procese povezati tehnologijom.

Mi smo stručnjaci upravo u tom području i preko 11 godina radimo optimizaciju poslovnih procesa i eliminiramo papir iz poslovanja brojnim velikim klijenatima od samih početaka („crtanja“ poslovnih procesa) do implementacije sustava OfficePoint i održavanja.

Ako želite poboljšati svoje poslovne procese, javite nam se.

BIZ datum:7.9.2015. 11:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun