eVision > Početna > Novosti

4 razloga zašto bi odmah trebali prijeći na elektronske sjednice

Papir i olovka su istovremeno i najveći prijatelj i najveći neprijatelj na sjednicama, bilo za sudionike ili administratore sjednica. Kroz ovaj članak saznat ćete zašto je vrijeme da prestanete koristiti taj „zastarjeli“ način rada na sjednicama.

Sjednica tek što nije počela. Glavni tajnik i asistent tajnika prvi ulaze u prostoriju sa gomilom papira. Dnevni red, dokumenti za sudionike sjednice i papiri za vođenje zapisnika samo su neki od tih papira. Srećom, ne moraju nositi papire i za svaku od prezentacija koje će uslijediti.

U prostoriju zatim ulaze sudionici sjednice. U aktovkama nose papire na koje će zapisivati osobne bilješke, kao i niz dokumenata kojima će bolje obrazložiti točke o kojima će raspravljati.

Ova situacija je česta na sjednicama upravnih odbora, vijeća, tvrtki, državnih i gradskih tijela. Nakon sjednice jako puno tiskanih fizičkih sadržaja baca se u smeće (neki se možda i daju na reciklažu) čime je dobar dio procesa pripreme tih dokumenata, kao i trošak samog tiska dokumenata zapravo bačen novac.

Kako možemo smanjiti trošak papira? Kako možemo brže i lakše pripremati i održavati sjednice?

Rješenje pružaju sustavi elektronskih sjednica koji pružaju potpuno rješenje za pripremu i održavanja sjednica bez papira.

Ponesite bilježnicu, premda nema potrebe

Osim što pomažete očuvati okoliš korištenjem manje fizičkih resursa poput papira i kemijskih olovaka, prelazak na održavanje sjednica putem elektroničkih uređaja (tablet, laptop) pruža još niz benefita.

U nastavku iznosimo neke od njih:

    1. Jednostavno postavljanje dnevnog reda

Administrator sjednice sjeda za računalo i treba mu jedan klik za postavljanje prve točke, jedan klik za postavljanje podtočke, jedan klik za postavljanje izvršitelja točke... Nakon par klikova, prijedlog dnevnog reda sjednice je spreman.

Taj prijedlog pregledava direktor Uprave koji svaku točku odobrava ili odgađa te piše komentare na sve prijedloge. Potpuni dnevni red uskoro je završen!

U tradicionalnom postavljanju dnevnog reda ovaj proces trajao bi jako dugo. Dugotrajne e-mail prepiske i kratki sastanci rezultirali bi tek sa nepotpunim dnevnim redom. Uz sustave elektronskih sjednica, administrator sjednice (tajnik/ca) u samo nekoliko klikova postavlja dnevni red, a nadležne osobe komentiraju i odobravaju točke dnevnog reda.

    2. Brže dijeljenje dokumenata

Uz svaku točku treba vezati određeni dokument. Umjesto da administrator sjednice dokument zbilja fizički otisne, sve što treba je povući dokument sa računala na web-preglednik. Dokument je postavljen na sjednicu i povezan sa točkama dnevnog reda.

Na samoj sjednici, svi sudionici će na svojim uređajima vidjeti upravo te dokumente. Nema potrebe za tiskanjem ugovora, pravilnika i drugih dokumenata.

    3. Učinkovito vođenje zapisnika

U tradicionalnoj sjednici, jedna osoba čita koja je točka dnevnog reda aktualna, svi sudionici spuštaju glave i čitaju na svojim papirima koja je točka dnevnog reda aktualna, traže dokumente, pripremaju se za slušanje prezentacije… A sve to bilježi zapisničar/administrator.

Uz elektronske sjednice, sudionici odmah vide koja je aktualna točka dnevnog reda, a zapisničar/administrator direktno u sustav unosi zapisnik. Primjerice, ako treba bilježiti rezultate glasovanja, oni se odmah prikazuju na ekranu i ostaju u sustavu sjednice zauvijek.

Više nema potrebe za pisanjem zapisnika u bilježnicu, prepisivanjem zapisanog sadržaja iz bilježnice u elektronički dokument i slanje elektroničkog zapisnika sudionicima. Sve što treba je dostupno sudionicima odmah nakon sjednice.

    4. Lakše praćenje zadataka nakon sjednica

Uz napredan sustav koji prepoznaje potrebe svih sjednica (upravnih odbora, vijeća, tvrtki, državnih i gradskih tijela), svi sudionici odmah nakon sjednice dobivaju zadatke koje moraju napraviti, vezane uz točke o kojima se pričalo na sjednici.

U sustavu kao što je BoardPoint sjednica je popraćena od svoje početne do krajnje točke. Od samog postavljanja dnevnog reda pa da do dijeljenja zadataka nakon sjednice, sve aktivnosti mogu se pratiti u intuitivnom sučelju.

Razmislite kako vodite vaše sjednice i na koji način ih možete poboljšati. Uvođenje elektronskih sjednica jedno je od rješenja koje će sigurno promijeniti način na koji Vaša organizacija donosi važne poslovne odluke.

Prijavite se na webinar "Sjednica na tabletu: Od pripreme do odluka uz BoardPoint" i 6.5.2015. saznajte više o ovoj temi iz prve ruke!

BIZ datum:24.4.2015. 10:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun