eVision > Početna > Novosti

Zašto upravljanje poslovnim sadržajem povećava produktivnost?

Često se uz poslovanje povezuju pojmovi poput: upravljanje dokumentima, upravljanje zapisima, vođenje predmeta...

Koje su ovo stvari? Što one znače? Je li mi ovo sve potrebno? Ako ste se našli u ovim pitanjima, niste jedini. Ipak, poznavanje ovih pojmova bitno je za uspješno vođenje poslovanja.

U ovom članku saznajte što je poslovni sadržaj, kako njime upravljati i (najvažnije) zašto trebamo upravljati poslovnim sadržajem.

Što je poslovni sadržaj?

Kroz svako poduzeće svakodnevno prolaze razne informacijama u brojnim oblicima. Neki od njih su:

  • Elektronički dokumenti (Word, Excel…)
  • Tiskani dokumenti
  • Grafički zapisi
  • Video zapisi
  • Audio zapisi
  • Baze podataka
  • e-mail

Stoga, „poslovnim sadržajem“ nazivamo informacije koje prolaze organizacijom, i to u raznim oblicima.

Poslovni sadržaj razmjenjuje se na memorijskim karticama, prijenosnim diskovima, CD-ovima i drugim medijima. Zbog velikih količina, teško je pratiti i strukturirati sve informacije. Dapače, to postaje jedan od najvećih izazova u modernom poslovanju.
Srećom, postoji rješenje.

Što je ECM?

ECM (Enterprise content management) je sustav koji pomaže organizacijama pri upravljanju svim nestrukturiranim poslovnim sadržajima (informacijama), automatizaciji uredskog poslovanja, upravljanju formama, izvješćima i pretragama.

Postoji devet osnovnih područja/mogućnosti kojima se bavi ECM:

  1. Upravljanje poslovnim procesima
  2. Digitalizacija i proizvodnja sadržaja
  3. Upravljanje dokumentima
  4. Suradnja na dokumentima
  5. Upravljanje zapisima
  6. Upravljanje web sadržajem
  7. Elektroničke forme
  8. Upravljanje digitalnom imovinom
  9. Search (pretraga)

Bez detaljnog opisa mogućnosti ECM sustava, u nastavku iznosimo ono što je bitno upravo vama – razloge za korištenjem ovakvog sustava.

Zašto trebam upravljati poslovnim sadržajem poduzeća?

Jednostavno je – imate previše nestrukturiranih podataka (tiskanih ili digitalnih), zbog čega se javljaju uska grla prilikom pokušaja pronalaska, obrade i pohrane određenih informacija.

Ovo je izazov s kojim se susreće većina poduzeća koja su shvatila da im je potrebno upravljanje poslovnim sadržajem, a postoji i niz drugih razloga koji se vežu uz taj izazov.

Iznosimo 6 razloga koji, po našem sudu, čine ECM neizostavnim u svakoj ozbiljnijoj organizaciji:

    1. Smanjit ćete papirologiju

Koliko je papira previše? 

U Gradu Karlovcu se u jednoj godini dobije više od 5000 ulaznih računa u čijoj obradi sudjeluje puno ljudi. Kad bi gledali ukupan broj papira u svim odjelima zajedno, koliko bi se papira nakupilo? Papir - biografije, primici, radni nalozi, fakture - troši vrijeme u cijeloj organizaciji. Sporo rješavanje, poteškoće raspodjele dokumenata, rad s nepotpunim informacijama te nerijetko duplo odrađivan isti posao sve su to ubojice produktivnosti.

Da budemo jasniji - papir neće zaista nestati iz poduzeća ali će se bar smanjiti broj nepotrebnih kopija.

ECM će omogućiti da se original pri ulazu u tvrtku odmah arhivira te da nadalje bude dostupan svima kojima treba u digitalnom obliku. S ovim rješenjem također će se smanjiti mogućnost gubitka važnih dokumenta. Preuzmite vodič i saznajte kako smo implementirali ECM u Gradu Karlovcu.

    2. Pratit ćete sve podatke i dokumente

Je li vam se ikad dogodilo da izgubite trag dokumenta?

U neuređenom i slabo organiziranom sustavu ovo je itekako česta pojava. Međutim, ovdje ne govorimo samo o papirnatim dokumentima, nego i o elektroničkim datotekama - Word dokumentima, e-pošti, proračunskim tablicama i sl.

Bez obzira kolika je organizacija, velika ili mala, ključni dokumenti su od vitalnog značaja za organizaciju.

Pametno rješenje ECM omogućava potpuno sigurno upravljanje dokumentima, od stvaranja do uništenja. Dokumenti su centralizirani, moguće ih je pretraživati i automatski povezati na odgovarajući račun.

    3. Lakše ćete raditi s različitim verzijama dokumenata

Ako se vaše poslovanje sastoji od pisanja velikog broja ponuda, narudžbenica, ugovora, onda ste se sigurno puno puta našli u situaciji da ne znate koja je „konačna“ verzija dokumenta. To može usporiti rad, a i uzrokovati glavobolju koju nipošto ne želite.

Uz ECM rješenje koja omogućava upravljanje dokumentima i upravljanje različitim verzijama dokumenata, tvrtke (male i velike) mogu centralizirano upravljati promjenama svojih dokumenata, osigurati offline sinkronizaciju za udaljene korisnike i osigurati svima pristup najnovijim verzijama dokumenata.

ECM omogućava lako upravljanje prilikom stvaranja, izmjene i raspodjele poslovnih dokumenta. S ECM rješenjem gubitak kontrole nad ključnim dokumentima postaje stvar prošlosti.

    4. Povećat ćete produktivnost zaposlenika

U svakoj organizaciji postoje određeni poslovi niže vrijednosti.

Mnogi zadaci zaposlenih uključuju konstantno razmjenjivanje papira s jedne osobe na drugu, pronalaženje određenih dokumenata, e-mailova, fax-ova, pretraživanje datoteka i sl. Zastanite i razmislite na minutu koliko se zapravo vremena ukupno potroši na takve bezvrijedne i usputne poslove.

Pametno osmišljeno ECM rješenje može pomoći da osnažite svoje zaposlenike tako da mogu doprinijeti puno više od traženja papira i dokumenata. No, što je još važnije, to vrijeme se može utrošiti na poboljšanje svojih usluga kupcima te ih učiniti zadovoljnijima.

    5. Ubrzat ćete poslovne procese

Učinkovitost poslovnih procesa, bez obzira radi li se o malim, svakodnevnim zadacima ili o ukupnom poslovanju, u velikoj mjeri utječe na uspjeh i stabilnost organizacije.

Zbog nedosljednih i neučinkovitih poslovnih procesa, donošenje odluka često zahtijeva puno više vremena a ponekad one budu donesene na temelju djelomičnih informacija. Na takav način donesene odluke su se nerijetko pokazale neopravdane ili nisu bile dovoljno produktivne. Za poboljšanje vaših poslovnih procesa, potrebno je jako dobro razumjeti način vašeg poslovanja i potrebe vaše industrije.

Uz strateško rješenje ECM mogu se pojednostaviti poslovni procesi ali i omogućiti im da budu dovoljno fleksibilni da zadovolje specifične potrebe vaše industrije.

ECM, koji se lako integrira s temeljnim aplikacijama koje već imate, može opravdati vaša dosadašnja ulaganja u tehnologiju i osnažiti postojeće aplikacije. S djelotvornom strategijom koja bi zadovoljila i kratkoročne i dugoročne potrebe te koja bi omogućila da se svakodnevni, tekući zadaci mogu odrađivati učinkovitije i jeftinije i ukupno poslovanje može postati puno efikasnije.

    6. Uskladit ćete poslovanje s raznim propisima

Financijske organizacije, vlade, prehrambene, farmaceutske ali i ostale visoko regulirane industrije imaju potrebu za dobro osmišljenim rješenjem koje će omogućiti lako upravljanje i kontrolu nad poslovnim sadržajem. Kako bi izbjegli plaćanje kazni, gubitak prihoda ili čak zatvaranje, ne mogu ni pomisliti na neorganizirano upravljanje dokumentima. 

Dobro osmišljeno ECM rješenje omogućava da imaju siguran pristup dokumentima, čak i na daljinu, kako bi se brže uskladili s promjenama u zakonima te ostalim zahtjevima. Omogućava da se sigurnost podataka drži na visokoj razini te da se pohranjeni dokumenti zadržavaju u skladu s unaprijed definiranim pravilima. 

Tako se postiže da poslovanje bude usklađeno s regulativama i zadanim standardima kvalitete, olakšava se revizija i smanjuju se troškovi. 

Zaključak

Poslovanje se razvija brže no ikad, a dio smo „informacijskog doba“ koje je zbilja takvo u punom smislu riječi – obilježeno ogromnim količinama informacija koje moramo nadzirati.

Upravo u tome leži sva moć ECM sustava koji ima za cilj da poduzeća posluju efikasnije i kvalitetnije te se istaknu od konkurencije. Ona poduzeća koja uspijevaju svoj fokus sa internih poteškoća (zagubljeni dokumenti, uska grla, neracionalno trošenje vremena itd.) prebaciti na rad sa korisnicima ili klijentima su poduzeća koja kvalitetno posluju, zapošljavaju nove kadrove i inoviraju svoje proizvode i usluge.

Ako niste sigurni zašto je ECM potreban Vašem poslovanju ili kako započeti sa njegovom implementacijom, kontaktirajte nas i rado ćemo porazgovarati s Vama o ovoj bitnoj temi današnjeg poslovanja.

BIZ datum:7.1.2015. 15:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun