eVision > Početna > Novosti

Upravljanje dokumentima i upravljanje zapisima – koja je razlika?

Ako upravljate dokumentima, najvjerojatnije upravljate i zapisima. Premda se ova dva termina u mnogo točaka preklapaju, postoje ključne razlike zbog kojih su obje prakse ključne za uspjeh Vaše organizacije.

U ovom članku saznat ćete kako se definiraju ovi termini. Za dodatno pojašnjenje iznosimo i tri karakteristike kojima se ove prakse razlikuju.

Što je document management (upravljanje dokumentima)?

Upravljanje dokumentima uključuje svakodnevno prikupljanje i unošenje (skeniranje), spremanje, izmjenjivanje i dijeljenje fizičkih i/ili digitalnih dokumenata u organizaciji.

Općenito, upravljanje dokumentima fokusira se na:

  • Smanjenje izgubljenih i pogrešno zavedenih dokumenata
  • Brzu pretragu i dohvaćanje dokumenata
  • Bolje organiziranje postojećih dokumenata
  • Poboljšanje poslovnih procesa i učinkovitosti organizacije
  • Smanjenje fizičkog prostora potrebnog za pohranu dokumenata

Ukratko: Svaki dan sve dokumente skenirate i pohranjujete u sustav upravljanja dokumentima (document management system) i, zbog toga što je dokument zauvijek pohranjen i označen brojnim metapodacima, nećete nikad izgubiti ili pogrešno zavesti dokument zbog prethodno definiranih tijekova rada.

Želite znati više? Pisali smo zašto upravljanje poslovnim sadržajem (ECM) povećava produktivnost.

Što je records management (upravljanje zapisima)?

Upravljanje zapisima uspostavlja politiku i standarde za održavanje različitih vrsta zapisa. Neki (ne svi) dokumenti u organizaciji postaju zapisi.

Drugim riječima – upravljanje zapisima prati pravne i poslovne aspekte dokumenta, brine se o rokovima čuvanja i arhiviranja te osigurava zakonsko, pravno i poslovno usklađenje.

Upravljanje zapisima uključuje sve funkcije upravljanja dokumentima uz dodatke:

  • Identificiranje koji zapisi već postoje u evidenciji
  • Dodavanje potrebnih perioda čuvanja arhiviranim dokumentima
  • Određivanje vlasnika svakog zapisa
  • Utvrđivanje tijeka revizije
  • Pronalazak fizičkih dokumenata kada je potrebno (npr. pravni procesi)
  • Upravljanje uništavanjem dokumenata
  • Očuvanje zapisa kroz njihov čitav životni ciklus

Ukratko: Svaki dokument skenirate ranije, u koraku upravljanja dokumentima (DMS), te ga odmah pohranjujete u privremenu ili trajnu arhivu na rok određen zakonom. Records management (upravljanje zapisima) omogućuje da uvijek možete pristupiti tom originalnom dokumentu kada ga trebate te da imate potpuni trag tko je i kada radio bilo što na tom i sa tim dokumentom.

U čemu se razlikuju upravljanje dokumentima i upravljanje zapisima?

Temeljno se razlikuju u tri načina:

1)   Cilj: svrha obavljanja određene prakse
2)   Informacije: sadržaj uključen u svaku praksu
3)   Metodologija: Način na koji se praksa izvodi

Pojasnimo:

1) Cilj

Document management -> Efikasnost

Brže odobravanje dokumenata, smanjeni ručni unos podataka i automatsko prosljeđivanje dokumenata samo su neke od funkcija upravljanja dokumenata kojima se postiže efikasniji rad s dokumentima u organizaciji.

Records management -> Popustljivost

Dobro prilagođeno upravljanje zapisima pomaže organizacijama da brže i kvalitetnije pronalaze dokumente kada regulator, revizori i druga regulatorna tijela pokucaju na vrata.

Zajedno -> Kontinuitet poslovanja

Nedostatci u obje prakse mogu doprinijeti propasti čitave organizacije. Međutim, kada upravljanje dokumentima i upravljanje zapisima tvore zatvorenu cjelinu i rade prema ciljevima (efikasnost i popustljivost), dugovječnost organizacije je sigurnija.

2) Informacije

Document managment -> Tekući sadržaj

Primjerice, računi su odobreni i poslani idućoj osobi u lancu (npr. plaćanje); stariji dokumenti su zamijenjeni novim, revidiranim; forme prolaze od osobe koja ih unosi do osobe koja ih pregledava itd.

Records management -> Povijesni sadržaj

S druge strane, kod upravljanja zapisima, svaki dokument ima određeni status po fazi životnog ciklusa (unešen, zatvoren, arhiviran, uništen).

Zajedno -> Potpuni pregled dokumenta

Ukratko, zaposlenici trebaju dokumente da rade svoj posao – ali trebaju zapise da dokažu da su radili svoj posao.

Zanimljiv podatak: 85% svih poslovnih procesa započne dokumentom.

3) Metodologija

Document managment -> Vođeno sadržajem

Poslovni sadržaj je katalizator svih aktivnosti vezanih uz dokumente. Stoga, svaki sustav za upravljanje dokumentima organiziran je za krajnjeg korisnika: pronalaženje dokumenata po ključnim riječima, povezivanje dokumenata sa zaposlenicima itd.

Records management -> Vođeno kontekstom

Zaposlenici koji upravljaju zapisima više brinu o tipu dokumenta (zapis o osiguranju, plaćeni računi…) nego što je zbilja napisano u dokumentu zato što svaki tip dokumenta ima zakonski određenu duljinu čuvanja dokumenta.

Zajedno -> Konstantan i precizan rad na dokumentima

Upravljanje dokumentima i zapisima rade zajedno kako bi trenutni rad i arhiviranje bili usklađeni. Različite metodologije se ne kose. Zapravo, one rade zajedno kako bi dostigle cilj brzog poslovanja usklađenog sa svim zakonskim odredbama.

Za kraj, pogledajte snimku našeg webinara „Tko još koristi papir: Kako voditi elektronički ured?“

TEH datum:15.6.2015. 11:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun