eVision > Početna > Novosti

Trebam li sustav za upravljanje dokumentima i procesima?

Svakodnevno Vaše kolege rade tjelovježbu zato što moraju dostaviti dokumente od zaprimanja (pisarnice) do osobe koja taj dokument treba pregledati. Premda podržavamo tjelovježbu, ne podržavamo neracionalno trošenje vremena i resursa.
 

Ako neku aktivnosti ili proces u Vašem poslu možete ubrzati (ili čak eliminirati), vratit ćete puno “izgubljenog” vremena koje možete uložiti u važne aktivnosti! 

Upravo na tome počiva korištenje IT sustava za poboljšanje produktivnost.

Tehnologija ili ručni rad?

Povucimo paralelu IT sustava i produktivnosti s djelatnosti koja nije direktno vezana uz uredsko poslovanje – poljoprivredom. 

Da možete koristiti najnoviju tehnologiju, bi li još uvijek koristili stare alate? Uz traktor možete biti brži i kvalitetniji. Ručnim radom trošite dragocjeno vrijeme i lošije obavljate posao.

Možete se i zapitati - hoće li se isplatiti investicija u tehnologiju? Trebate uložiti u kupovinu i održavanje. Na kraju je najvažnije da ste uspjeli napraviti više posla i – više zaraditi. Također, važno je i da gledate u budućnost – nakon koliko vremena ćete (uz povećanje zarade) “isplatiti” nabavljenu tehnologiju i početi dobivati čistu zaradu (ostvariti ROI)? 

Uvođenje sustava za upravljanje dokumentima blisko je ovoj analogiji.


Trebam li sustav za upravljanje dokumentima?

Mi ćemo uvijek odgovoriti – Da – svako poduzeće treba imati IT sustav kojim će voditi brigu o potpunom životnom ciklusu dokumenata.

Zašto? Zato što imate kontrolu nad svim dokumentima od zaprimanja dokumenta (npr. poštanskom pošiljkom) do arhiviranja i uništavanja dokumenata. To također uključuje ubrzavanje i osiguravanje svih poslovnih procesa vezanih uz dokumente tako što izbacujete nepotrebni rad (npr. dostavljanje fizičkih dokumenta koje netko treba fizički potpisati).

Ipak, kao što se poljoprivrednik pita treba li ručni rad zamijeniti traktorom, jasno je da se i Vi kao osoba u poduzeću morate zapitati je li sustav za upravljanje dokumentima nužan za Vaš posao. Stoga smo za Vas pripremili nekoliko generalnih pitanja koja se možete zapitati ako ste tek u fazi razmatranja trebate li DMS: 


Koji poslovni procesi nam usporavaju poslovanje?

Tek neki od primjera procesa koji usporavaju rad su odobravanje ulaznih računa i proces nabave. Kada saznate o kojim se poslovnim procesima radi, razmislite na koji način ih možete ubrzati i usavršiti.


Koji dokumenti nam usporavaju poslovanje? 

U našem radu primijetili smo da ulazni računi i ugovori najčešće usporavaju poslovanje. Kada otkrijete koji dokumenti imaju najduže aktivno vrijeme postojanja od zaprimanja do arhiviranja, pronašli ste dokumente kojima bi trebali ubrzati vrijeme obrade.


Kako tražimo dokumente iz arhive i koliko vremena trošimo na traženje dokumenata?

Svaki dokument na koje zaključite rad trebate pohraniti u arhivu. Što ako neki dokument morate pronaći (bilo radi pravnih ili drugih potreba)? Najlogičnije je da odete u arhivu i krenete tražiti taj dokument. Ipak, taj proces je mukotrpan i najčešće oduzima vrijeme.

Saznajte na koji način zaposlenici traže dokumente u Vašoj organizaciji i koliko vremena im je potrebno za pronalazak jednog dokumenta. Uz sustav za upravljanje dokumentima, pronalazak dokumenta se radi na računalu. Ako je potreban fizički papir, u DMS sustavu precizno je napisano gdje se točno nalazi taj dokument (koja polica, koji registrator…) i lako se može doći do njega u fizičkoj arhivi.


Koliko vremena trošimo na dostavljanje dokumenata?

Od ulaza u organizaciju (npr. poštom) do dostavljanja papira na stol osobe koja nešto treba raditi s dokumentom prolazi puno vremena koje se može kvalitetnije iskoristiti. Istražite koliko vremena trošite i pomnožite s prosječnom satnicom zaposlenika koji obavlja taj posao. Taj novac je bačeni novac. 


Koji odjeli nam uzimaju najviše vremena i resursa u baratanju s dokumentima? 

Odjel računovodstva zadržava pojedine dokumente puno duže od odjela marketinga. U čemu je problem, kako im se može pomoći? Možda imaju problema s određenim dokumentima koji se predugo zadržavaju zato što neki drugi odjel ne izvršava poslovne procese? Istražite kroz razgovore i/ili ankete sa zaposlenicima. Većinu poteškoća koje otkrijete možete unaprijediti koristeći sustav za upravljanje dokumentima.


Tko gubi vrijeme na odobravanje, potpisivanje i ostale poslove s dokumentima?

Koliko dokumenata mora pregledati i odobriti pojedini direktor ili voditelj? Svo vrijeme utrošeno na takve aktivnosti još je jedan primjer „izgubljenog“ vremena i ručnog rada koji trebate optimizirati koristeći tehnologiju.


Koliko sredstava trošimo na printanje i kopiranje dokumenata?

Na ovo pitanje bi lako trebali pronaći odgovor – samo pogledajte troškove nabavke uredskog materijala, tonera i održavanja uređaja (printer, skener). Ako želite ići korak dalje, možete i istražiti koliko vremena zaposlenici troše na ove aktivnosti i pomnožiti to vrijeme sa prosječnom satnicom zaposlenika koji obavljaju printanje i kopiranje. 


Kada imate odgovore na ova pitanja (a i mnoga druga koja nismo ovdje spomenuli), možete biti svjesniji koliko je nužno da što prije implementirate sustav za upravljanje dokumentima. Do odgovora ćete doći lako ili teško, ovisno o veličini Vaše organizacije. Čak i da nemate precizne odgovore, dobro je razmisliti koji je idealan scenarij u radu s dokumentima i poslovnim procesima. Kvalitetno rješenje za upravljanje dokumentima treba se uklopiti u Vaš rad i poboljšati ga.

BIZ datum:13.7.2015. 11:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun