eVision > Početna > Novosti

Tko pobjeđuje: papir ili poslovanje?

Borba protiv papira počela je razvojem tehnologije. 

Ipak, premda digitalni potpisi i skenirani dokumenti postaju realnost, mnogi uredi diljem svijeta vode borbu sa papirom koji usporava rad.

Milijarde papira se tiska svaki dan, a neki od argumenata za prebacivanje papira u digitalni oblik i čuvanje elektroničkih zapisa su:

  • Ušteda uredskog prostora
  • Poboljšanje pretraživosti
  • Smanjenje troška
  • Ekološka osviještenost

Ipak, polako se javlja pokret za „uredima bez papira“.

Ured bez papira – stvarnost ili mit?

Postoji puno razloga za pretvorbom svih procesa u digitalni svijet.

Brzina i poboljšana produktivnost se smatraju najvažnijima, a ističe se i brzina odgovora, bilo na ulaznu poštu, uska grla u poslovanju, promjene zakona i na upite klijenata, građana ili kupaca.


Posao „brzine papira“ postati će potpuno neprihvatljiv za nekoliko godina.
 
Preciznije, 68% ispitanika istraživanja koju je napravio AIIM (nezavisna zajednica profesionalaca u informatici, istraživanje potražite ovdje) smatra da će posao „brzine papira“ biti neprihvatljiv za nekoliko godina.

Zašto prihvatiti ured bez papira?

Odgovor na ovo pitanje daju rezultati prethodno spomenutog istraživanja: 

  • 60% ispitanika imalo je pozitivan povrat na investiciju (ROI) unutar 12 mjeseci od uvođenja ureda bez papira
  • 77% ispitanika imalo je pozitivan ROI unutar 18 mjeseci od uvođenja ureda bez papira
  • Oko 50% ispitanika smatra kako je najveće poboljšanje produktivnosti donosi smanjenje ili ukidanje papira u uredu

Međutim, papir se još uvijek koristi u organizacijama. Primjerice, za dokumente koji se koriste na sastancima ili za lekturu tekstova (to koristi 50% zaposlenika).

Porazno je da samo 35% organizacija aktivno želi izbaciti papir iz poslovanja, a to nastojanje je potaknuto od strane Uprave u tek 19% slučajeva.

Kako napraviti ured bez papira?

Korak po korak – radikalna promjena poslovanja ne događa se preko noći.

Naša preporuka je - započnite sa onim procesom koji najčešće usporava poslovanje.

Primjerice, ako radite sa stotinama ugovora dnevno, to može biti jedan od procesa koji možete prvi optimizirati.

Također, dobar početak uvođenja ureda bez papira je pretvaranje svih dokumenata i ostalog papira u digitalni oblik u trenutku kada se zaprimaju u ured. Skeniranjem sve dolazne pošte i diseminacija iste putem digitalnih kanala može smanjiti ili čak u potpunosti eliminirati distribuciju fizičke pošte.

eVision nudi rješenje sa kojim svaka organizacija može optimizirati ove procese. Do sada smo ovo rješenje implementirali u nekoliko organizacija, uključujući Vladu Republike Hrvatske, Hrvatski autoklub, Grad Karlovac, HT Eronet i mnoge druge

Saznajte više o ovom rješenju. Prijavite se na webinar "Tko još koristi papir: Kako voditi elektronički ured" i saznajte kako stvoriti ured bez papira. --> [PRIJAVI SE OVDJE]

*Istraživanja iznesena u tekstu proveo je ©AIIM 2014, www.aiim.org

BIZ datum:2.3.2015. 9:50 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun