eVision > Početna > Novosti

Temeljni pojmovi uredskog poslovanja u Hrvatskoj

Saznajte koji su temeljni pojmovi s kojima se susrećemo u svakodnevnom radu sa raznim javnim poduzećima u Hrvatskoj i što je Uredba o uredskom poslovanju.

Za pravilnu primjenu Uredbe o uredskom poslovanju važno je razumjeti i pravilno rabiti temeljne pojmove. Da bi mogli voditi uredsko poslovanje, svi službenici dužni su primjenjivati ove pojmove uredskog poslovanja:

Pisarnica

Posebna unutarnja ustrojstvena jedinica u kojoj se obavljaju poslovi:

  • Zaprimanja i pregleda pismena i drugih dokumenata
  • Razvrstavanja i raspoređivanja pismena i drugih dokumenata
  • Upisivanja u odgovarajuće propisane službene evidencije (očevidnike)
  • Dostave u rad, otpremanje, razvođenje i čuvanje u pismohrani

Pismohrana

Dio pisarnice u kojoj ovlaštene službene osobe obavljaju poslove:

  • Čuvanja pismena i drugih dokumenata
  • Izlučivanja pismena i drugih dokumenata

Dokument

Svaki podatak odnosno svaki napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni, tiskani, snimljeni, magnetni, optički, elektronički ili bilo koji drugi zapis podatka, fizički predmet, priopćenje ili informacija. Isti sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i jednoznačno određenu cjelinu povezanih podataka.

Elektronički dokument

Bilo koja vrsta elektroničkog zapisa u uredskom poslovanju, ali koji nema svojstva elektroničke isprave.

Elektronička isprava

Isprava uređena sukladno posebnim propisima. (vidi javna isprava)

Pismeno

Dokument koji može biti podnesak stranke ili akt javnopravnog tijela. (vidi podnesak i akt niže)

Podnesak

Pismeno kojim stranka:

  • Pokreće postupak
  • Dopunjuje ili mijenja svoj zahtjev
  • Odustaje od svojeg zahtjeva

Drugim riječima, podnesak je pisani službeni dokument kojim se pojedinci ili pravne osobe obraćaju javnim institucijama. Njima se pokreće, mijenja ili završava neka radnja. To je najčešće prva komunikacija pravne osobe prema pravnoj osobi s javnim ovlastima i naziva se „ulazni dokument“.

Primjeri: Zahtjev, Molba, Žalba, Prigovor

Akt

Pismeno kojim tijelo:

  • Odlučuje o predmetu postupka
  • Odgovara na podnesak stranke
  • Određuje, prekida ili završava neku službenu radnju
  • Obavlja službeno dopisivanje s drugim tijelima odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti

Za lakše shvaćanje, aktom se naziva „izlazni“ dokument. Preciznije, to je dokument koje izdaje javno tijelo kao odgovor na zaprimljeni podnesak. Također, akt se koristi i za međusobno komuniciranje između pravnih osoba s javnim ovlastima. Primjerice, grad i javna agencija međusobno komuniciraju aktima.

Primjeri: Bilješka, Naputak, Očitovanje, Odluka, Potvrda, Prijedlog, Suglasnost, Zapisnik

Prilog

Svaki pisani sastavak ili slikovni prikaz (tablica, slika, crtež ili slično) kao i fizički predmet koji se prilaže uz podnesak ili akt zbog nadopune, pojašnjenja ili dokazivanja njegova sadržaja.

Predmet (spis)

Skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadaću ili na koji drugi način čine posebnu cjelinu.

Dosje

Skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, istu osobu, tijelo ili zadaću.

Prikaz gradiranja sadržaja od dosjea do pismena

Brojčana oznaka

Identifikacija predmeta odnosno pismena unutar predmeta. Sastoji se od klasifikacijske oznake i urudžbenog broja.

Klasifikacijska oznaka 

Brojčana oznaka koja označava predmet prema sadržaju, godini nastanka, obliku i rednom broju predmeta.

Primjer klasifikacijske oznake: UP/I-133-02/13-01/123

Primjer klasifikacijske oznake

Urudžbeni broj

Brojčana oznaka koja označava stvaratelja pismena, godinu nastanka i redni broj pismena unutar predmeta.

Primjer urudžbenog broja: 513-07-21-08/13-2

Primjer urudžbenog broja


+DODATNI POJMOVI


Javna isprava

Isprava koju je u propisanom obliku izdao ili potvrdio državni ili drugi ovlašteni organ (npr. javni bilježnik) u okviru svojih ovlasti, kao što su izvod iz matičnih knjiga, školska svjedodžba, razna uvjerenja, izvod iz trgovačkog registra i dr.

Značenje javne isprave kao dokaznog sredstva sastoji se u tome da se njime dokazuje ono što se u njoj potvrđuje ili određuje.

Arhivsko gradivo

Dokumenti nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti.

Svako arhivsko gradivo trebate čuvati. Nikada ne uništavajte originalne dokumente, a saznajte zašto u našem članku o uništavanju papirnatih dokumenata.

Što je Uredba o uredskom poslovanju?

Svaki ured u tijelima državne uprave, stručnih službi Hrvatskog sabora, Vlade Republike Hrvatske i drugih državnih tijela, tijela i službi jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti ima set pravila kojima mora regulirati svoje poslovanje. 

Taj skup pravila zove se Uredba o uredskom poslovanju.

Kao i većina zakona, Uredba se stalno nadograđuje i nadopunjuje. Jedan od elemenata koji je nama posebno zanimljiv je način na koji je regulirana elektronička obrada dokumenata u javnim poduzećima i institucijama. 

U samoj Uredbi piše: „Postupanje s pismenima u elektroničkom obliku obavlja se sukladno propisima kojima se uređuje postupanje s elektroničkim ispravama.“

S obzirom da u propisima koji uređuju postupanje s elektroničkim ispravama piše da „Elektronička isprava ima istu pravnu snagu kao i isprava na papiru, ako se njena uporaba i promet provode u skladu s odredbama ovoga Zakona“, predlažemo da proučite Zakon o elektroničkoj ispravi ako želite više informacija.

U nekim od kasnijih članaka obradit ćemo i tu temu te, uz ostale članke, zaokružiti priču vezane uz zakone, dokumente, uredsko poslovanje u Hrvatskoj (u velikoj mjeri slično poslovanju u EU) te kako se tehnologija uklapa u stvaranje elektroničkog ureda.

BIZ datum:6.7.2015. 14:00 autor:

 

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun