eVision > Početna > Novosti

Što su metapodaci (za početnike) i zašto su važni

Informacija koju ne možete pronaći je praktički beskorisna. Također, čim trebate uložiti puno vremena da pronađete neku informaciju, ona gubi na vrijednosti. Saznajte kako učinkovito klasificirati i organizirati informacije Vašeg poduzeća (poput dokumenata).

Kad pomislite “moram pronaći neki dokument”, slijed misli je najčešće sljedeći:

“Tražim dokument koji se zove ____. Taj dokument se nalazi u mapi koji se zove ____. Ta mapa je podmapa unutar mape ____.”

U glavi odmah znate gdje se taj dokument nalazi. Klikajući na naslove foldera dolazite do svojeg cilja i sretno otvarate dokument.

Ovo je idealan scenarij u kojem točno znate što tražite i kako doći do toga. Ipak, ako imate ogromne količine podataka rasprostranjene po stotinama ili tisućama datoteka – situacija postaje puno teža.

Kako ispravno pronaći iglu u plastu sijena?

Zanimljivo je spomenuti da spomenuta metoda traženja dokumenata ni približno ne odgovara načinu na koji funkcionira ljudski mozak. Naime, ljudski mozak radi kompleksne poveznice i pohranjene podatke povezuje jedne s drugima.

Ako razmišljamo na taj način, metapodaci su bolji i prirodniji način pohranjivanja podataka.

Što su metapodaci?

Metapodaci su podaci o podacima – podaci koji opisuju karakteristike nekog izvora u digitalnom obliku. [Izvor: Wikipedia]

Ti podaci koji opisuju karakteristike nekog izvora mogu biti praktički bilo koji podaci. Primjer takvog podatka je autor koji je radio na dokumentu. Drugim riječima, karakteristika dokumenta je da je određeni autor pisao dio ili cijeli dokument.

Kako bi najlakše razumjeli što su metapodaci, iskoristimo raniji primjer:

  1. Bez metapodataka - Dokument se nalazi u nekoj mapi i jedino je tako pretraživ.
  2. Uz metapodatke - Dokument se nalazi u nekoj mapi i sadrži dodatne podatke (metapodatke) koji ga opisuju. Primjerice, to mogu biti: autor, datum stvaranja, datum uređivanja, broj računa, dobavljač, naziv projekta, vrsta dokumenta, veličina datoteke...

Svi dokumenti i drugi oblici informacija (video, zvučni zapis...) nisu od koristi ako se ne mogu pronaći i ponovno koristiti. Vrijednost brzog pronalaska podataka može značiti puno između toga da je posao gotov danas, sutra ili – da nije uopće napravljen.

Metapodaci pružaju snažan i efikasan način za pristupanje, organiziranje i praćenje ključnih poslovnih informacija i procesa.

Kako se metapodaci uklapaju u moj rad?

Prije svega, metapodaci su vrlo korisni prilikom pretraživanja.

Primjerice, Vaš voditelj vas upita: „Molim te, pronađi mi račun Tvrtke d.o.o. zaprimljen, ali ne uređivan, prije 10.5.2015.“

Bez dobrog korištenja metapodataka ovaj dokument bi bilo teško pronaći. Najvjerojatnije bi trebali otvarati svaki sličan dokument u datotekama i pretraživati tražene podatke na svakom dokumentu.

Ako koristite metapodatke na praktičan način i imate dokument koji za metapodatake ima određene ove vrijednosti…

-    Autor: Ivan Ivanković
-    Datum stvaranja: 4.5.2015.
-    Datum uređivanja: 12.5.2015.
-    Broj računa: 885324
-    Iznos računa: 232,43 kn
   Dobavljač: Tvrtka d.o.o.
-    Vrsta dokumenta: Ulazni račun
-    Veličina datoteke: 24 KB

…tada račun možete naći u samo nekoliko sekundi.

Slika 1 - razlika spremljenih datoteka bez i s metapodacima


Ipak, ovako nešto najčešće nećete morati raditi ručno. Programi i aplikacije poput ECM, ERP, CRM i drugih uz pomoć metapodataka rade poveznice i asocijacije između dokumenata i drugih informacija. Zbog toga su metapodaci ključni ako želite imati kvalitetno povezan i zaokružen IT sustav upravljanja dokumentima (DMS). Oni su zapravo neizostavan dio rada s automatiziranim tijekovima rada.

Recimo da je ovaj put voditelj rekao: „Molim te, nemoj mi slati svaki račun koji zaprimamo, ali pošalji mi sve račune koji su u iznosu iznad 200 kn.“

Ono što bi bilo potrebno je upravo taj metapodatak odrediti kao metapodatak koji definira hoće li se račun automatski proslijediti voditelju ili će ići na rješavanje drugim metodama.

Slika 2 - Primjer tijeka rada uz korištenje metadapodataka


Još jedan od izrazito važnih elemenata kako se metapodaci uklapaju u rad je sljedivost – mogućnost praćenja prijašnjeg rada na dokumentu – koja se izravno veže na ranije spomenute tijekove rada.

Preciznije, metapodaci mogu sadržavati podatke o životnom ciklusu dokumenta, uključujući korisnike, procese i aplikacije koje su bile uključene u njegovo stvaranje, izmjenu, arhiviranje, povrat i uništavanje. Ovo uključuje sve sitne podatke kojima možemo doći do točne točke u kojoj su izvedene određene izmjene i radnje, poput pregledavanja i odobravanja.

Drugim riječima, metapodaci organiziraju i prate čitav digitalni životni tijek važnih poslovnih informacija, uključujući procese i korisnike koji su utjecali na njega. Ovo je posebno važno kod industrija u kojima se to zahtjeva po uobičajenom načinu rada ili kod industrija koje su visoko regulirane (osiguravajuće kuće, banke...).

Zašto su metapodaci važni?

Vrijednost metapodataka nalazi se u njihovoj mogućnosti efikasnijeg klasificiranja i organiziranja informacija, kao i mogućnosti stjecanja boljeg uvida u sve aktivnosti koje se događaju u organizaciji. Upravo taj uvid daje široko znanje o radu organizacije i konkretne informacije koje možete koristiti za daljnji rad na automatizaciji, usklađenosti i dijeljenju podataka, suradnji i više. 

Većina krajnjih korisnika metapodatke još uvijek vidi kao dodatni posao i neobaveznu aktivnost. Zbog tih korisnika zabilježeni metapodaci su loše kvalitete i, najčešće, neiskoristivi. S druge strane, učinkoviti sustavi upravljanja informacijama (npr. Dokumentima - DMS) koji su bazirani na metapodacima razvijaju se s vremenom i ti kvalitetno zapisani metapodaci pružaju veliko ubrzanje rada organizacije.

Za kraj: Učinkovito i konzistentno upravljanje podacima osigurava da su sve informacije poduzeća pretražive i dostupne. Uz metapodatke, to postaje puno jednostavnije.

Još jednom napominjemo -> informacije nisu korisne ako se ne mogu pronaći.

TEH datum:28.5.2015. 8:00 autor:

 

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun