eVision > Početna > Novosti

Sve što trebate znati o tijeku rada (workflow)

Čime god da se bavite, gotovo nijedan zadatak nije „jedan zadatak“.

Uzmimo za primjer nekoliko različitih početnih i završnih stadija poslovnih procesa. Što povezuje početak procesa sa njegovim krajem?

Primjerice:

Online kupovina – Dostavljeni proizvod

Narudžba taksija – Dolazak taksija

Natječaj za posao – Zapošljavanje

Narudžba uredskog materijala – Primanje dostavljenog


Svi navedeni procesi na neki način moraju doći od svojeg početka do završetka kroz razne „sitne“ zadatke. Jedan vodi do drugog, drugi do trećeg, i tako dalje od uspješnog završetka. A onda – sve ispočetka.

U ovom članku saznati ćete što je to „tijek rada“ (workflow) i zašto ih organizacije trebaju, a na kraju predstavljamo tijek rada jednog eVision proizvoda.

  1. Izvršni sažetak
  2. Što je tijek rada (Workflow)?
  3. Zašto moderne organizacije trebaju tijekove rada?
  4. Primjer OfficePoint tijeka rada
  5. Završna misao
  6. Ključni zaključci
  7. Bonus sadržaj

Izvršni sažetak

„Ako ne možeš opisati što radiš kao proces, ne znaš što radiš“ – W. Edwards Deming

Tijek rada detaljno opisuje procese i procedure za uspješno finaliziranje zadataka.

Zbog kvalitetne pripreme koja uzima u obzir sve faktore koji utječu na poslovanje, tijekovi rada uvelike smanjuju nepotrebne troškove i gubitke vremena, poput ručnog sortiranja papirnatih dokumenata.

Danas se poslovanje obavlja većinom elektroničkim putem i to automatskom obradom elektroničkih formi – što znači da se poslovanje ubrzava i automatizira.

Upravo zbog toga važno je da svaka kompanija, bez obzira na veličinu, ima dobro dizajniran IT sustav koji pomaže u stvaranju dodane vrijednosti za krajnjeg korisnika. Tijek rada je način na koji se taj automatizirani sustav uspješno provodi.

Što je Tijek Rada (workflow)?

Zamislite rijeku kojom plovi brod.

Brod koji plovi niz rijeku izlazi iz toka ako imalo skrene s puta. Zabija se u obalu i zahtjeva puno vremena da se izvuče.

Nitko ne želi biti u tom brodu.

Recimo da je taj brod posao u vašem poduzeću, a rijeka je neprekinuti rad poduzeća.

Prema ovoj jednostavnoj analogiji, ako posao ugodno teče bez poteškoća koje dolaze putem, tada se sve obavlja u predviđenom vremenu i nema velikog rizika „zabijanja“ u poteškoće. Upravo to je tijek rada.


Tijek rada su procesi i procedure kojima se završavaju zadaci.

Često u glavi imamo sve te procese i procedure razjašnjene i dobro posložene. Ipak, nitko ne obavlja posao sam. To je pogotovo slučaj ako se radi o zadacima koji se ponavljaju ili su kompleksni.

Kratak pregled povijesti tijeka rada - prvi spomen termina „tijek rada“ pojavio se u izgradnji željeznica početkom 20. stoljeća, kada su radnici na željeznici na taj način mogli biti sigurni da su svaki dio procesa precizno obavili. Do danas se taj pojam razvio i implementirao u brojna poduzeća, a neka od ključnih pitanja pri planiranju tijekova rada su:

  • Koji su konkretni zadaci?
  • Kojim se redoslijedom moraju obavljati?
  • Tko je uključen u rad?
  • Koji se sistem koristi?
  • Koja se pravila moraju pratiti?

Dijagram koji demonstrira što je tijek rada izgleda ovako:


Kako bi izgledao konkretno primjer jednog modernijeg tijeka rada? Iznosimo jedan pojednostavljeni primjer za uvod.

Scenarij 1 - zapošljavanje: Osoba predaje prijavu za posao e-mailom. Prijavu zaprima odjel ljudskih resursa i prosljeđuje.


Čim je prijava za posao primljena, zaposlenik u odjelu ljudskih resursa dobiva obavijest za zaprimljenom prijavom i u kratkom roku može odlučiti zadovoljava li kandidat kriterijima natječaja. Proces je, naravno, puno kompleksniji, no ovo je tek prvi korak u dugom procesu odabira zaposlenika.

Slijedi malo proširen primjer narudžbe i dolaska taksija. Ovaj put ćemo se malo približiti vizualnom prikazu na koji smo navikli.

Scenarij 2 – taksi služba: Osoba naručuje taksi telefonom ili preko interneta. Narudžba se odobrava i šalje pripadajućim taksijima na odobrenje.



*Napomena: primjer je izmišljen, pojednostavljen i nije odraz tijeka rada prave taksi usluge.

Prilikom narudžbe taksija, prosječan korisnik samo želi javiti taksi kompaniji gdje želi da ga taksi pokupi i koliko ljudi treba prevesti. Nakon tog poziva, on više nema potrebe kontaktirati taksi kompaniju jer nakon poziva posao lagano „teče“ kvalitetno definiranim i jednostavnim tijekom rada.

U ovom primjeru iznijeli smo i neke detalje kako bi demonstrirali da se tijekovi rada brinu i o sitnim pojedinostima. Primjerice, ako osoba zatraži prijevoz za veći broj ljudi, tijek rada sugerira da je potrebno kontaktirati više taksija. 

Tada, zaposlenik koji izrađuje tijek rada može postaviti pitanja:


-    Što bi se događalo da taksi kompanija nema dobro razrađen sustav?

Možda bi dolazilo do kašnjenja u dolasku taksija, što dovodi i do poslovnih poteškoća zato što neki kupci ove usluge mogu otići konkurenciji. 


-    Što ako se u nekom dijelu stvori „usko grlo“ i posao se uspori ili povećaju troškovi?

Primjerice, ako vozači ne dobivaju točne informacije u pravo vrijeme, može se dogoditi da se na jedan poziv odazove nekoliko vozača koji bespotrebno potroše gorivo.


Pripremili smo teren za diskusiju o tijekovima rada. Nastavimo „teći“ ovim putem i saznajte…

Zašto moderne organizacije trebaju tijekove rada?

U 1990-tim godinama, kompanije su počele uvoditi tijekove rada kao softverska rješenja. 

Glavni cilj takvih rješenja bio je zamijeniti usmjerenost poslovanja sa papirnatog sadržaja na automatsku obradu elektroničkih formi. O jednoj takvoj primjeni smo ranije pisali u članku „Zašto upravljanje poslovnim sadržajem povećava produktivnost?

Zbog toga danas zadatke, dokumente i ostale elemente poslovanja možemo dijeliti i pratiti vrlo jednostavno – pomoću sučelja na računalu.


Poslovanje se ubrzava i automatizira.


Što ovakav IT sustav znači za prosječnu organizaciju? Uzmimo za primjer unos i diseminaciju raznih poštanskih dokumenata.

Bez IT podrške, svaka pošiljka koja se zaprimi u organizaciji mora se ručno zaprimiti, sortirati, podijeliti i naknadno obrađivati. Uz dobro dizajniran IT sustav koji ima razrađen tijek rada, dokument se može zaprimiti, bitne informacije skenirati, a svaki član organizacije trenutačno biti obaviješten o pristigloj pošiljci.

Zbog manjka kvalitetnih IT sustava, organizacije rade nepotrebne troškove i imaju velike gubitke vremena. Primjerice, skeniranje i ručno sortiranje dokumenata može trajati jako dugo. Taj proces može biti optimiziran ako se, primjerice, skenirani dokumenti automatski sortiraju gdje trebaju.

Brojni su primjeri uspješnosti automatiziranih sustava. Jedan od njih je implementirani sustav elektroničke obrade ulaznih računa u Gradu Karlovcu koji je povećao produktivnost zaposlenika i smanjio prazne hodove u poslovnim procesima. Detaljniji opis rješenja preuzmite ovdje.

Također, brojni su i razlozi za uvođenje softvera za tijek rada:

  • Povećana produktivnost – manje vremena troši se na zadatke koji se obavljaju ručno
  • Praćenje procesa – menadžeri u svakom trenutku mogu vidjeti što se događa sa svim poslovnim procesima
  • Brže vrijeme reakcije – organizacije se mogu brzo prilagoditi promjenama na tržištu uz male modifikacije procesa
  • Povećana odgovornost – praćenje vremena za izvršavanje zadataka omogućava unapređenje procesa
  • Dodjeljivanje prava – pojedinci u organizaciji mogu imati veće ili manje ovlasti, stoga u sustavu mogu vidjeti samo one predmete na koje imaju dodijeljeno pravo
  • Dodatno: 32% ispitanika AIIM istraživanja smatra da bi bolji sustav povećao produktivnost

Kada organizacije razmišljaju o uvođenju ovakvog sustava, trebaju promisliti o budućnosti i koji bi procesi (uz optimizaciju postojećih) mogli postojati. Samo neki od njih su:

  • Obrada ulaznih računa
  • Razvoj novih projekata
  • Odobravanje dokumenata
  • Praćenje liste inventara

Gotovo bilo koji proces koji možete zamisliti može biti optimiziran. Sve što je potrebno je dobro planiranje, testiranje i promišljanje o kvaliteti koja proizlazi iz procesa.

NAPOMENA: neki procesi su osjetljive prirode, poput poslovnih odluka koje se odražavaju na cjelokupno poslovanje. Premda oni mogu biti dio tijeka rada – preporučujemo da se za njih ipak izdvoji posebno vrijeme za planiranje i finaliziranje. Takvi procesi mogu biti procesi koji sadrže povjerljive informacije.

Primjer OfficePoint tijeka rada

Jedno od zanimljivijih i kompleksnijih rješenja koje je dobar prikaz tijeka rada je OfficePoint, rješenje za upravljanje zapisima i dokumentima.

U ovom prikazu, koristit ćemo samo jedan segment rješenja, odnosno, jedan tijek rada, premda čitavo rješenje ima niz dodatnih tijekova rada.

Naš temeljni izazov bio je optimizirati sortiranje ulaznih pošiljki u poduzeće.

Pri planiranju ovog tijeka rada (koji smo malo reducirali radi jednostavnijeg prikaza), zapitali smo se sva pitanja pri planiranju tijeka rada. Podsjetimo se koja su:

  • Koji su konkretni zadaci?
  • Kojim se redoslijedom moraju obavljati?
  • Tko je uključen u rad?
  • Koji se sistem koristi?
  • Koja se pravila moraju pratiti?

Uzmite si nekoliko trenutaka i proučite ovaj tijek rada. Nastojite odgovoriti na pitanja koja ste upravo pročitali:



O OfficePointu, optimizaciji tijekova rada i drugim primjerima ćemo pričati više u budućim člancima. Uz ovaj vizualan primjer za sam kraj, vjerujemo da ćete dobiti dobru sliku o tome što jedan takav sustav sve uključuje.

Ono što je posebno zanimljivo je da je svaki element povezan, a mi se brinemo da je sve u „pozadini“ dobro odrađeno (odnosno, IT sustavu).

Završna misao

Optimizacija procesa rada je ključan element svakog poslovanja. Velike, srednje i male organizacije, bez obzira na svoju veličinu, mogu imati brojne koristi od kvalitetno razrađenih tijekova rada.

U ovom članku smo tek načeli ovu kompleksnu temu. Nismo se dotakli brojnih detalja, poput tipova softvera za tijekove rada, tehnologije koja se koriste i mnogo drugih. Neke od tih elemenata, kao i dublje opise primjera, obradit ćemo u idućim člancima.

U eVisionu radimo kompleksna rješenja koja će olakšati svakodnevni rad (primjer Grad Karlovac i Atlantic Grupa), a ključan dio tih rješenja su upravo tijekovi rada (poput ranije prikazanog fragmenta sustava OfficePoint).

Za HT Eronet smo tako napravili brzo i sigurno rješenje za likvidaciju i obradu računa. Naime, koristeći K2 blackpearl, stvorili smo tijek rada kojim smo sve ugovore i narudžbenice integrirali sa sustavom SAP. Tako svaki zaposlenik može je pregledati i uređivati ugovore i narudžbenice, prezentirane na kvalitetan način, a podaci se automatski prenose u temeljni sustav - SAP.

Za pružanje maksimalne kvalitete i jednostavnosti tijekova rada, uspješno implementiramo K2 tehnologiju koju odabire tisuće tvrtki širom svijeta.

Ako želite znati više o tijekovima rada, prijaviti se na besplatne webinare na kojima dijelimo znanje o ovim i sličnim tehnologijama koje poboljšavaju radne procese ili ste zainteresirani za suradnju, javite nam se.

Ključni zaključci

  • Tijek rada su procesi i procedure kojima se završavaju zadaci
  • Potrebno je dobro definirati tijek rada prije implementacije
  • Kompleksni IT sustavi smanjuju troškove i gubitke vremena

BONUS: K2 case study

Uspješno implementirani sustav automatizacije narudžbenica u Slovačkoj diviziji jedne od vodećih energetskih kompanija u Europi, Veoplia Environment Group - Pročitajte kako su odobravanje računa skratili na čak 10 minuta.

BIZ datum:23.2.2015. 14:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun