eVision > Početna > Novosti

Smijem li uništavati papirnate dokumente?

Tehnologija polako, ali sigurno, smanjuje ovisnost o papiru prema elektronskim transakcijama i dokumentima. Ipak, premda se lako mogu zagubiti, oštetiti ili pogrešno spremiti, „opipljivi“ fizički dokumenti pred brojnim zakonima predstavljaju jedini pravi dokaz. Zbog toga mnoge organizacije zaziru od implementiranja rješenja upravljanja poslovnim sadržajem (ECM).


„Ured bez papira“ nije u potpunosti zaživio.

Važne dokumente (npr. ugovore ili račune) morate čuvati kao jedini pravni dokaz izvršenja određenih radnji. 

Upravo zbog toga mnogi zaziru od ideje „uništavanja“ papira, a neke organizacije idu toliko daleko da otisnu neke e-mailove koje smatraju važnima. 

Razmišljanje da papir ne trebate uništavati je opravdano zato što se svaka organizacija (poduzeće, udruga…) mora držati zakona. Ipak, razmišljanje da ne postoji alternativa konstantnom radu sa papirologijom u konačnici usporava Vaš rad.


Postavlja se pitanje:

Mogu li uništiti originalne dokumente?

Originalni dokumenti obično se uništavaju kada više nisu potrebni, ali nemojte odmah krenuti prema uništavaču dokumenata (shredderu)!

Zakoni, poput Zakona o arhivskom gradivu i arhivima u Hrvatskoj, jasno propisuju da se gotovo svi dokumenti moraju čuvati zakonski određeni rok, poput dokumentacije o planiranim i ostvarenim prihodima ili zapisima o putnim nalozima.

Odgovor na pitanje je:

Ne smijete uništiti originalne dokumente.

Ipak, implementiranjem rješenja za upravljanje poslovnim sadržajem (Enterprise content management - ECM) svaka organizacija može poboljšati svoj rad.


Zašto bi trebali uvesti ECM?

Efikasno upravljanje dokumentima je puno više od pukog skeniranja i pohranjivanja dokumenata u digitalnom formatu. Ključna korist ovakvog sustava je korištenje podataka sa tih dokumenata i ujedinjavanje sadržaja i poslovnih procesa.

Konkretnije, to znači da se ključni podaci automatski „preuzimaju“ sa dokumenta i postavljaju u dio automatiziranog procesa (tijeka rada).

Primjer takvog dokumenta su ulazni računi. Račun se skenira a njegova potpuna slika i podaci sa skeniranog računa (broj računa, iznos…) ulaze u ECM sustav. Ako se postavi i tijek rada, dokument se može automatski proslijediti osobi zaduženoj za razrješenje tog računa (riječ je o poslovnom procesu koji se automatizira kroz ovaj IT sustav).

Što se dogodilo sa fizičkim primjerkom dokumenta? Njega smo pospremili u registrator ili drugi spremnik i više ga ne trebamo.

Možemo li doći do fizičkog primjerka dokumenta? Svakako – u sustavu lako pronađete u kojem se registratoru/spremniku nalazi dokument koji trebate.


Na koja pitanja trebam odgovor prije uništavanja fizičkih dokumenata?

Ranije smo zaključili da najčešće nije dobra ideja uništiti dokument zato što ih je prema zakonu potrebno čuvati. Ipak, da budete potpuno sigurni, prije uvođenja ECM sustava provjerite da imate odgovore na ova pitanja:

Koliko su vjerodostojne izrađene elektroničke kopije?

Skenirani dokumenti moraju biti jednake replike originalnih dokumenata. Također, pri uvođenju ECM sustava, trebate voditi računa da imate kvalitetnu opremu za skeniranje kako bi se ispravno skenirali i svi podaci sa dokumenata.

Mogu li kopije ipak biti dovoljne kao pouzdan pravni dokaz?

Premda smo ranije u članku jasno naveli da pravni propisi zabranjuju uništavanje papira zato što je to jedini dokaz u sudskim postupcima, postoji mogućnost da neki dokumenti mogu biti skenirani i biti pravni dokaz. Na ovo pitanje Vaš pružatelj ECM sustava trebao bi imati odgovor.

Koji su specifični propisi oko ECM u Vašem sektoru?

Ovisno o sektoru i tržištima u kojima se nalazite, postoje mogućnosti da više ili manje implementirate ECM za suradnju sa dobavljačima ili partnerima. Interno poslovanje možete gotovo u potpunosti optimizirati zato što u većini slučajeva samostalno diktirate kako radite, ali dobro je i vidjeti kako optimizirati rad sa organizacijama s kojima radite (primjerice, u inozemstvu).


Završna misao

Elektroničko poslovanje postaje stvarnost. 

Također, sve više radimo i na uređajima poput pametnih telefona i obavljamo posao „u pokretu“. Smanjuje se ovisnost o fizičkim dokumentima radi kojih morate biti na jednom mjestu.

Stoga, donošenje odluke za implementacijom ECM rješenja više nije luksuz onih koji si to mogu priuštiti, već nužnost svakog poduzeća. 

Bilo da ćete implementirati ECM na web portalu, u oblaku ili na internom serveru, potražite savjet relevantnih stručnjaka i kontaktirajte druge organizacije u Vašem sektoru kako bi bili u potpunosti sigurni da Vaš odabir ECM sustava uključuje sve zakonske odredbe već u početku implementacije.

BIZ datum:12.5.2015. 11:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun