eVision > Početna > Novosti

5 korisnih funkcija za upravljanje dokumentima u SharePointu

SharePoint se promijenio od 2001. (kada je izašla prva verzija SharePointa) do danas. Dodane su brojne funkcije poput upravljanja sadržajem, izvještavanja, izrade eksternih web stranica i druge. Ipak, od prve verzije SharePointa, “SharePoint Portal Server”, upravljanje dokumentima ostalo je kao njegova najvažnija funkcija.

Danas je SharePoint vodeće rješenje u kategoriji upravljanja dokumentima.

U ovom članku govorimo o funkcijama koje su pridonijele toj snažnoj tituli:

1. Tipovi sadržaja i metapodaci

Svaka organizacija koristi različite oblike sadržaja koji se koriste na drugačiji način ovisno o timovima. SharePoint se protiv te neuravnoteženosti “bori” korištenjem tipova sadržaja (Content types) i pridaje ih svim predmetima – dokumentima, stranicama, predmetima na listama.

Tip sadržaja sastoji se i od metapodataka o kojima smo pričali u članku “Što su metapodaci (za početnike) i zašto su važni.

Korištenjem tipova sadržaja i metapodataka standardizirate i ubrzavate rad s dokumentima, njihov pronalazak i niz drugih aktivnosti.

 
Bezbrižno pomiješajte jabuke i naranče i... sve druge dokumente
 

2. Integracija s Office alatima

Sve dokumente koje želite uređivati u SharePointu možete direktno uređivati iz SharePointa u Microsoft Wordu i drugim Office alatima koji su vam već poznati. 

Zbog ove funkcije skraćujete vrijeme potrebno za otvaranje i rad s dokumentima. Ako je ušteda na samo jednom dokumentu nekoliko sekundi (ili minuta), a dnevno otvarate i radite s puno dokumenata, dugoročno (ali i kratkoročno) ćete osjetiti porast u produktivnosti.

 
Znate osnove Office alata? Super - ne morate učiti ništa nova

3. Upravljanje zapisima

Svako poduzeće mora voditi arhiv, a funkcionalnosti SharePointa pomažu organizacijama da učinkovito vode arhiv. Zbog toga smo u naš sustav za elektroničko uredsko poslovanje baziran na SharePointu ugradili mogućnost praćenja gdje ste spremili fizičke dokumente.

Sustav je razvijen do te mjere da, ako Vam je papir potreban, možete lako doći do digitalne verzije dokumenta i saznati u kojem se točno registratoru nalazi određeni dokument.

 
Bez hrpi papira i bez snalaženja gdje je dokument

4. Suradnja na dokumentu

Jedna od izrazito korisnih funkcija SharePointa je „verzioniranje“ (proces pridavanja jedinstvenog imena ili jedinstvenog broja nekoj inačici datoteke). Sigurno ste se susreli s ovim scenarijem:

  • Jedna osoba napravi prijedlog i drugoj osobi na email pošalje dokument „Prijedlog.docx
  • Osoba koja je primila dokument napravi izmjene i kolegama šalje izmjenjeni dokument „Prijedlog01.docx
  • Treća osoba napravi dodatne izmjene i pošalje ih natrag u dokumentu „Prijedlog02.docx“. Za to vrijeme, osoba koja je poslala prvi dokument također je napravila izmjene i poslala „Prijedlog02.docx“.
  • Nakon nekog vremena i više izmjena nitko ne zna tko je posljednji uređivao dokument i koja je posljednja verzija dokumenta

Pravi korisnici SharePointa ne poznaju ovaj scenarij zato što više ljudi istovremeno može raditi na dokumentu.

 
Na kome je red da uđe u igru?

5. Pretraživanje

Pretraživanje u SharePointu se poboljšavalo s vremenom. Tek pojavom FAST Search tehnologije oko 2007. godine pretraga je postala puno snažnija. Danas je ta tehnologija ugrađena u novije verzije SharePointa.

Microsoft FAST Search tehnologija omogućuje pretraživanje teksta unutar raznih tipova dokumenata (Word, Excel, PowerPoint, PDF). Primjerice, ako se u word dokumentu nalazi fraza „najveći dobavljač u ovom dijelu Europe“, pretraga će Vam pokazati sve dokumente koji u tekstu i u metapodacima (ne samo u naslovu) imaju upravo taj rezultat.

 
Pripazite da ne gubite fokus zato što brzo nalazite dokumente
 

Ako želite saznati više o tome kako SharePoint može pomoći Vašoj organizaciji, kontaktirajte nas kako bi Vam mogli dati konkretniji odgovor.

BIZ datum:3.8.2015. 15:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun