eVision > Početna > Novosti

Kako uvesti ured bez papira kroz 7 neophodnih savjeta

Prijeći na poslovanje bez papira “preko noći” je gotovo nemoguće za većinu poduzeća. Ipak, postepeno uvođenje i prilagodba organizacije na ovaj način poslovanja daje niz novih vrijednosti svim poduzećima.

Papir je posvuda oko nas. Računi, ugovori i zapisnici samo su neki od dokumenata s kojima se susrećemo na svakodnevnoj razini unutar organizacije. Ako govorimo o srednjim i velikim poduzećima, ti dokumenti se često šalju raznim ljudima u organizaciji, a nerijetko i kopiraju u više primjeraka.

Prema AIIM istraživanju iz 2014. godine, preko 50% ispitanika tiskalo je papirnate kopije dokumenata koje nose na sastanke i čitaju van ureda. U nešto manjoj mjeri (45%) tiskaju se dokumenti koji se revidiraju i označavaju izmjene. To je jako velik broj papira koji se nepotrebno tiskaju, a tek su početak u neracionalnom korištenju fizičkih dokumenata unutar organizacije.

Odjeli pravnih poslova i financija su oni koji se najviše opiru uvođenju ureda bez papira. S obzirom da su to odjeli koji imaju naviku rada sa fizičkim dokumentima, a u nekim državama i zakonsku potrebu, očekivano je da promjene u tim sektorima dolaze sporije.

Činjenica: EU zakoni podržavaju vođenje ureda bez papira i organizacije diljem svijeta, pa tako i u regiji, prihvaćaju ovaj moderan i optimiziran način rada.

Ono što je bitno imati na umu je da “ured bez papira” ponajviše označava internu optimizaciju poslovanja. Benefiti su prvenstveno ubrzanje poslovanja i smanjeni trošak, dok način na koji radite sa drugima možete definirati više-manje po dogovoru. Neki će možda tražiti papir (npr. pravni procesi), ali polako će većina procesa koji koristi papir biti zamijenjen digitalnim sadržajem.

Za Vas iznosimo nekoliko savjeta kako uvesti ured bez papira:


1. Prihvatite ideju ureda bez papira

Jedini efikasan način je primjena „top-down“ principa, odnosno, menadžment s vrha organizacije donosi odluku da će poslovanje biti u potpunosti digitalizirano. 

Postupno i drugi članovi organizacije trebaju biti obaviješteni što uvođenje elektronskog ureda znači za njihov posao. Radi se o velikoj promjeni na koju morate pripremiti organizaciju i u fazi planiranja.

2. Pronađite koji tip papira usporava rad

Kada otkrijete koji dokumenti stvaraju "uska grla" u poslovanju, ideju uvođenja ureda bez papira primijenite na upravo te dokumente. Najveće područje uštede će napraviti najveću promjenu u Vašem poslovanju.

Primjerice, ako imate velik broj ulaznih računa koji su u papirnatom obliku i zbog kojih se posao usporava, odredite da ćete prvo riješiti da se ulazni računi brže obračunavaju.

3. Razvijte tijekove rada (workflow)

Izrada tijekova rada (workflow) postaje neophodna u razvoju ureda bez papira. Većina procesa unutar poduzeća mogu biti mapirani, odnosno, možete napraviti vizualni prikaz tih procesa i znati tko je uključen, što točno radi i koji su mogući ishodi tih procesa. 

Na primjeru ulaznih računa, bazični tijek rada bi značio da:

1.    Zaposlenik skenira račun pri ulazu u organizaciju
2.    Menadžer prihvaća plaćanje, odbija plaćanje ili traži izmjenu ulaznog računa

Sve to može se prikazati vizualno, poput ove demonstracije tog procesa izrađenom u K2 blackpearl:

Ovaj proces može se nastaviti tako da, primjerice, odobravanjem ulaznog računa on automatski bude u elektronskom obliku dostavljen uredu računovodstva koji izvršava uplatu. Menadžer je onda informiran o plaćanju (također automatski).

4. Obranite ured od papira već na ulazu

Vaša organizacija trebala bi vidjeti papir samo na elektroničkim uređajima, a ne u fizičkom obliku. Jedini zaposlenici koji bi zbilja trebali vidjeti papir su oni koji zaprimaju fizičke pošiljke.

Od poduzeća ovo zahtjeva stvaranje „digitalnog poštanskog ureda“ koji sav papirnati sadržaj skenira i dostavlja u elektroničkom obliku onima koji ga trebaju vidjeti odmah čim je skeniran, a skenirane papire arhivira. 

Što je najbolje – u uredu bez papira lako je doći i do fizičkih dokumenata (ako je potrebno) jer u Vašem sustavu za upravljanje dokumentima uvijek možete znati gdje je točno taj papir arhiviran.

5. Razvijte naviku digitalizacije dokumenata

Napraviti kulturološku promjenu u organizaciji zahtjeva puno vremena i pažljivog rada sa svima koji će biti dio promjene. Zato je potrebno dobro educirati sve zaposlenike o koristima ureda bez papira te postupno stvoriti naviku digitalizacije dokumenata.

Ovdje pomaže ranije spomenut „top-down“ princip. Ako viši menadžment razvije naviku digitalizacije, vrlo brzo ona će se preslikati i na ostatak organizacije.

6. Koristite prave alate za digitalizaciju

Sve savjete koje smo ranije naveli teško je provesti bez pravog softvera koji radi sa dokumentima i hardvera koji se brine za pravilno i brzo skeniranje.

Predlažemo da se za ovaj dio posavjetujete sa stručnjacima i odaberete kvalitetan softver koji je skalabilan, poput OfficePointa.

7. Postavite rok tranzicije do ureda bez papira

Bez jasnog roka, poslovanje ćete vrlo teško u potpunosti prilagoditi da bude bez papira.

Odredite realan rok s obzirom na broj zaposlenika, količinu ulaznih dokumenata, trenutno nedigitaliziranih dokumenata i ostale bitne faktore. Može biti 6, 12, 18 i više mjeseci, no mora biti realističan i ostvariv.

[BONUS] Zapitajte se - Kako će naša organizacija ostati konkurentna?

Svijet se promijenio od vremena u kojem je papir bio jedini način prijenosa informacija.

Danas su zaposlenici uvijek dostupni i traže dostupnost svih informacija na svojim mobilnim uređajima, dislocirani uredi trebaju potpune informacije o poslu, a svijet u kojem ovisimo o papirnatom sadržaju kreće se presporo.

Papiri bez ureda su budućnost i sadašnjost – stoga skenirajte i spremite dokumente prema zakonskim odredbama.

BIZ datum:23.3.2015. 12:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun