eVision > Početna > Novosti

Kako efikasno pripremati i voditi sjednice

„Ako bi trebali u jednoj riječi identificirati razlog zašto ljudska rasa nije i nikad neće doseći svoj puni potencijal, ta riječ bila bi – „sastanci.“

Dave Barry


 

Premda je autor citata s početka ovog teksta kolumnist koji najčešće piše humoristične tekstove, lako se složiti da sastanci zbilja nisu efikasan način vođenja posla… ako se ne rade ispravno.

U nastavku iznosimo nekoliko savjeta za koje smatramo da su ključni za efikasno vođenje sjednica i sastanaka. Možda neke savjete već primjenjujete, no u praksi se pokazalo da tek sa prihvaćanjem svih ovih savjeta sastanci postanu efikasni. 

1. Postavite dnevni red

Dnevni red svake sjednice ili sastanka sastoji se od niza točaka (npr. nabavka novih strojeva) i podtočaka (npr. budžet za nabavku novih strojeva).

U pripremi sjednice obavezno definirajte:

  • Naslov točke dnevnog reda
  • Izvjestitelja/icu za pojedinu točku dnevnog reda
  • Status točke dnevnog reda (npr. predložena, odobrena, usvojena, nije usvojena, odgođena)
  • Sve navedeno i za podtočke dnevnog reda

2. Pripremite sve materijale

Uz svaku točku i podtočku dobro je imati pripremljene dokumente, slike, videe ili prezentaciju. Ovi materijali pomažu sudionicima da aktivnije prate sjednice (koje često traju jako dugo) i donose smislenije odluke.

Mi preporučamo da ne tiskate papirnate dokumente.

Sjednica sada može početi.

3. Vodite zapisnik po dnevnom redu

Dok sjednica traje, svi sudionici će iznositi svoje točke dnevnog reda te ih istovremeno komentirati. Na kraju razgovora o svakoj točci sudionici donose odluku glasanjem.

Aktivno pratite sve što se događa na sjednici i bilježite rezultate glasanja. Preporučamo da je jedna osoba dedicirana da stalno bilježi sve aktivnosti.

4. Odmah podijelite zadatke i zapisnik

Čim je sjednica gotova, sve materijali (dokumenti, slike, videi, prezentacije), uključujući i detaljan zapisnik, dostavite simultano svim sudionicima sjednice.

Ne zaboravite onemogućiti uređivanje materijala i zapisnika kako ne bi došlo do izmjene informacija.

Simultano sa zaključivanjem sjednice idealno je odmah podijeliti zadatke sudionicima. Premda su dogovoreni na samoj sjednici te se nalaze u zapisniku, dobro je izlučiti te zadatke i posebno ih poslati svakom sudioniku.

5. Koristite tehnologiju za jednostavnost

Ako sjednice sazivate uz popisivanje i dijeljenje točki dnevnog reda na papiru, prilažući velik broj fizičkih dokumenata, a zapisnik vodite na jednom računalu s kojeg dijelite sve materijale – Vaši sastanci će trajati predugo, rezultati biti niski, a na svaku iduću sjednicu gledat će se kao nepraktičan gubitak vremena.

Tehnologiju trebate iskoristiti za bolju produktivnost.

Primjerice, naše riješenje BoardPoint je aplikacija koju možete pokrenuti u web pregledniku (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera…) i na jednom mjestu:

  • Postaviti dnevni red sa pripadajućim točkama i podtočkama
  • Priložiti sve materijale u najvećoj kvaliteti, jednako vidljive svima
  • Voditi zapisnik i u realnom vremenu proglašavati status točaka dnevnog reda (odobrene, usvojene…), kao i rezultate glasovanja uz pripadajuće zadatke
  • Podijeliti materijale uključujući zapisnik i odluke

Svaka organizacija je jedinstvena i ima svoje načine vođenja sastanaka. Ipak, jedno je uvijek isto – na sjednicama i važnijim sastancima produktivnost naglo opada ako se ne koriste ispravni alati (tehnologija).

BoardPoint se može koristiti i na pametnim uređajima. Na taj način, na tabletu možete aktivno sudjelovati na sjednici, i to bez ijednog tiskanog dokumenta i sve napomene i dodatni sadržaji (rezultati glasanja, donesene odluke, izvršenje odluka) možete vidjeti na jednom mjestu.

BIZ datum:31.3.2015. 10:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun