eVision > Početna > Novosti

Zakon propisuje arhiviranje dokumenata:  Što je s elektroničkim uredom?

Premda smo jaki zagovornici „ureda bez papira“, radnog okružja u kojem je korištenje papira eliminirano ili uvelike smanjeno, svjesni smo da je potpuno ukidanje papira nemoguće zbog zakonskih odredbi.

U tradicionalnom uredu, svi dokumenti čuvaju se u raznim oblicima, dok su većinom sortirani u označenim registratorima. Ovaj oblik čuvanja zahtjeva održavanje, odgovarajuću opremu i prostor (također zakonom propisane).

Početak stvaranja ureda bez papira je digitalizacija svih dokumenata, odnosno, pretvaranje svih dokumenata u digitalni format. Primjer toga je skeniranje ulazne pošte koja se onda u digitalnom formatu šalje osobi koja treba primiti tu poštu.

U „uredu bez papira“ sve što je potrebno je računalo i mjesto za pohranu podataka (na računalu ili serveru, dijeljenoj pohrani za sve zaposlenike) a dokumenti su digitalizirani i pretraživi. Koristi su brojne, od uštede novca i prostora, poboljšanja produktivnosti, ubrzanog dijeljenja informacija, povećane sigurnosti, pa i osjetljivosti prema okolišu (manje papira).

Ipak – dokumente moramo čuvati u fizičkom obliku. Zašto?


Arhiv kako ga propisuje zakon

U Hrvatskoj, Zakon o arhivskom gradivu i arhivima jasno tvrdi:

…stvaratelji i imatelji arhivskog gradiva dužni su savjesno čuvati arhivsko gradivo u sređenom stanju koje će osiguravati njegovu dostupnost i korištenje…

Isti zakon propisuje arhivsko gradivo kao:

…zapisi ili dokumenti nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti…

Ti zapisi ili dokumenti su svi zapisi ili dokumenti bez obzira na mjesto i vrijeme nastanka, kao i oblik i nosač na kojem su sačuvani:

  • Spisi
  • Isprave
  • Pomoćne uredske i poslovne knjige
  • Kartoteke
  • Karte
  • Nacrti
  • Crteži
  • Plakati
  • Tiskovnice
  • Slikopisi
  • Pokretne slike
  • Zvučni zapisi
  • Mikrooblici
  • Strojnočitljivi zapisi
  • Datoteke
  • Programi
  • Pomagala za korištenje programa

Ukratko – zakon propisuje da morate čuvati svaki zapis ili dokument, ne samo „papirnate“ dokumente, u arhivu.

Ako pogledate i Opći popis gradiva s rokovima čuvanja vidjet ćete i jako detaljan opis zapisa ili dokumenata koji se trebaju čuvati uz njihovo odgovarajuće vrijeme čuvanja. Primjerice, tako se moraju čuvati:

  • Dokumentacija o planiranim i ostvarenim prihodima
  • Interne odluke i rješenja
  • Zapisi o organizaciji i klasifikaciji dokumentacije
  • Zapisi o putnim nalozima i drugim dokumentima vezanih uz obračun putnih troškova


Kako morate čuvati svaki zapis ili dokument

Ranije smo spomenuli da se arhivsko gradivo mora čuvati „u sređenom stanju koje će osiguravati njegovu dostupnost i korištenje“. Što to konkretno znači?

Svaka organizacija (stvaratelj i imatelj arhivskog gradiva) mora na ispravan način čuvati svoje arhivsko gradivo dok mu ne istekne vrijeme čuvanja – onda ga može uništiti.

Zbog toga, primjerice, vlasnik restorana i multinacionalna korporacija na sličan način moraju zaštititi sve poslovne izvještaje. Oni koji imaju manje arhivskog gradiva (vlasnik restorana) to mogu raditi u zaštićenom sefu u uredu, dok multinacionalna korporacija ipak mora arhivirati gradivo na napredniji način (zbog količine gradiva). Preciznije podatke kako osnovati arhiv možete pročitati u zakonu o arhivskom gradivu i arhivama.

Često organizacije s više arhivskog gradiva imaju velike prostorije u kojima se čuvaju svi zapisi ili dokumenti. U primjeru jednog našeg korisnika radi se o tvorničkim halama koje sadržavaju jako velike količine papira.

Ti papiri stoje u halama dok bilo kojem arhivskom gradivu ne istekne zakonsko vrijeme čuvanja, kao što smo ranije napomenuli. Tada se taj zapis ili dokument može uništiti. 

Kako pratite da se neko arhivsko gradivo mora uništiti a da ne morate ručno „kopati“ po svim dokumentima?


Elektronički ured i arhiviranje

Ideja elektroničkog ureda je da je svaki dokument pretraživ i dostupan u elektroničkom obliku. Zbog trenutnih zakona u Hrvatskoj i EU (a i zemljama regije), najčešće ipak svaki dokument imate:

  • u elektroničkom obliku
  • u fizičkom obliku (arhiv)

Na taj način svaki dokument koji vam ne treba u fizičkom obliku možete gledati i uređivati na računalu, a uvijek imate i dostupan fizički u arhivi.

U eVision sustavu za elektronički ured, OfficePoint, svi zapisi ili dokumenti su lako dostupni za rad ili pretraživanje. Uz svaki zapis ili dokument je vrlo lako definirati da je arhiviran, kada može biti uništen (tj. kada istječe vrijeme čuvanja) i gdje ga se može pronaći, odnosno, možete doći do podatka i na kojoj se polici nalazi.

Neke od brojnih mogućnosti su:

1. Pretraga skeniranih dokumenata

Na jednom ekranu vidite sve zapise ili dokumente prema kriterijima koje odaberete. Primjerice, možete pretražiti sve arhivirane dokumente kojima rok čuvanja istječe za nekoliko dana.

2. Pregled vremena očuvanja

Recimo da je određeni dokument fizički arhiviran, a osoba koja je arhivirala dokument unijela je za taj dokument da je u „fazi arhiviranja“. U OfficePointu vidite do kojeg datuma morate čuvati taj dokument i lako ga dohvaćate na računalo ako vam je potreban. Ne morate ići u fizičku arhivu i tražiti baš taj dokument.

Ako ipak trebate original, uz samo jedan klik možete odmah saznati gdje je taj fizički zapis ili dokument pohranjen u arhivi.


3. Definiranje tipa spremnika

Prije samog arhiviranja moguće je i definirati razne vrste spremnika, poput određene prostorije u kojoj se arhivsko gradivo čuva, a onda i registratora u kojem se zbilja nalazi to arhivsko gradivo. Definiraju se čak i fizičke dimenzije spremnika.

Ono što je posebno korisno je da ovdje možete stvarati i jedinstvene naljepnice koje lijepite na registratore, tako da za jedan registrator možete definirati:

- Godina u kojoj su nastali dokumenti
- Partner čiji su dokumenti u registratoru
- Organizacijsku jedinicu čiji su dokumenti u registratoru (nabava, ljudski resursi…)

Potom lako otisnete te naljepnice i stavite na pripadajući registrator.

 


4. Hijerarhijski prikaz registratora

Zatim definiramo i gdje se točno nalazi određeni spremnik, primjerice, u kojoj se prostoriji nalazi registrator.

Na ovaj način imamo potpuno zatvoren krug, odnosno, fizički dokument spremljen na odgovarajuće mjesto (za koje precizno znamo gdje je) te lako pretraživ i dostupan za dohvaćanje elektroničkim putem.

Jedino što preostaje je da dokumentu istekne vrijeme čuvanja, a onda ga uništavamo (premda može ostati u ovoj elektroničkoj bazi podataka).

Stoga, premda i radite s puno papira koji pohranjujete u arhiv, u svakom trenutku ste u potpunoj kontroli nad time gdje se točno nalazi dokument i što se radilo na njemu.

Trebate dokumentaciju o planiranim i ostvarenim prihodima od prije četiri godine i zapise o putnim nalozima od prije tri godine godine, a ti dokumenti su u arhivi? Jednostavno pretražite Vašu bazu i naći ćete ih, a ako trebate original (dostaviti za natječaj itd.), lako znate gdje ga točno možete naći.


Zaključak

Nemojte uništavati dokumente!

Ako želite biti konkurentni, trebate brojne prednosti koje donosi DMS, sustav za upravljanje dokumentima. Ranije smo govorili o „7 snažnih prednosti korištenja sustava za upravljanje dokumentima“. U tom članku objasnili smo zašto je važno uvesti DMS, a dio arhiviranja smatramo ključnim dijelom takve poslovne aplikacije.

Veliki iskorak donosi nam digitalizacija i stvaranje elektroničkog ureda u kojem svaki dokument imamo dostupan u elektroničkom formatu. Pojavom e-računa i elektroničke arhive dolazi do polagane izmjene paradigme, ali ipak treba proći još vremena.

Jednog dana čitat ćemo ovaj članak i komentirati „ono staro vrijeme kada smo još držali fizičku arhivu dokumenata“. Dok to vrijeme ne dođe, papir je jedini zakon. Kada već „morate“ raditi s njim, uz kvalitetan sustav za upravljanje dokumentima radit ćete brže i kvalitetnije.

BIZ datum:29.6.2015. 8:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun