eVision > Početna > Novosti

7 snažnih prednosti korištenja sustava za upravljanje dokumentima

Postoje ljudi koji vole raditi u „kreativnom neredu“. Ipak, gotovo nijedno poslovno okružje neće dobro funkcionirati bez dobrih alata za produktivnost. Saznajte koje su prednosti upravljanja poslovnim sadržajem korištenjem sustava za upravljanje dokumentima.

Dogodi se i najboljima. Zagubite neki dokument i potrošite sate u potrazi za njim, ali bez uspjeha. Zaključujete „prestat ću tražiti, pojavit će se već negdje!“

Nakon nekoliko sati dokument pronađete na mjestu gdje ste se najmanje nadali da će biti – na hrpi drugih dokumenata, noćnom ormariću ili nekom drugom mjestu.

Ako se ovakva situacija dogodi za neki bezazleni dokument, vjerojatno si možete dopustiti da se ponovi. Ipak, ako se radi o dokumentu koji je kritičan za posao koji radite, situacija se naglo mijenja. Možda vam treba projektna dokumentacija? Račun na koji se morate referirati? Važan ugovor koji trebate pogledati odmah?

Tada nužno trebate sustav za upravljanje dokumentima (DMS).

Što je sustav za upravljanje dokumentima?

Ako na svakodnevnoj bazi zaprimate, pohranjujete i tražite informacije, znači da imate procese koje možete pojednostavniti korištenjem sustava za upravljanje dokumenata.

Sustav za upravljanje dokumentima pomaže poduzećima da papirnati (fizički) sadržaj i digitalni podaci budu pohranjeni na jedno mjesto zato što su fizički dokumenti (računi, ugovori) skenirani i u digitalnom obliku uneseni u sustav. Jedan od najčešćih digitalnih oblika je PDF.

Prema businessdictionary.com, sustav za upravljanje dokumentima je elektronski sustav dizajniran za organizaciju i upravljanje dokumentima.

Primjer takvog sustava je Grad Karlovac koji je smanjio prazne hodove u poslovnim procesima, povećao produktivnost zaposlenih, a sve to u jednostavnom sučelju prilagođenom za jednostavan rad [PROČITAJTE CASE STUDY].

Osnovne komponente sustava za upravljanja dokumentima

  • Pohrana dokumenata
  • Prijava/odjava
  • Simultano uređivanje
  • Postavke privatnosti
  • Pretraga i pronalazak
  • Kontrola verzija
  • Klasifikacija
  • Tijek revizije
  • Bilješke uz dokumente

DMS je više od poslovanja bez papira

Premda će još neko vrijeme trajati borba između papira i poslovanja, a velike količine papira tiskati zato što je to dio uobičajenog poslovanja, uvođenje sustava za upravljanje dokumentima nudi niz prednosti.

Iznosimo neke od njih:

1. Skladištenje dokumenata/datoteka

Kao jedinstveno mjesto svih važnih informacija, sustav za upravljanje dokumentima objedinjuje elektronički ured na jednom mjestu. Svaki zaposlenik može zaprimati, pohranjivati i tražiti dokumente. Nema više izgubljenog vremena na traženje nestalih papira.

2. Osiguravanje dokumenata/datoteka

Ako se ne vodi briga o sigurnosti dokumenata, postoji velika mogućnost da oni dođu u ruke ljudi koji ih ne bi trebali vidjeti (pa čak i konkurencije). Zbog naprednih sigurnosnih politika i davanju pristupa određenim dokumentima po ulozi u organizaciji (npr. samo direktor vidi važne ugovore), sustav za upravljanje dokumentima omogućuje čuvanje povjerljivih poslovnih informacija.

3. Pristup bilo kada i bilo gdje

Bez obzira koji uređaj koristite, dobar sustav za upravljanje dokumentima pruža preglednost podataka bilo kad i bilo gdje. Tako da, ako trebate dokument prije važnog sastanka, jednostavno pogledate na svoj pametni telefon i saznate sve potrebne informacije.

4. Integracija s poslovnim procesima

Svako poslovanje ima niz procesa koji se mogu optimizirati, poput slanja ulaznih računa koji se od ulaza u poduzeće šalju na odobravanje. Ako se taj proces automatizira, skenirani računi mogu elektronski i automatski biti poslani osobama koji trebaju odobriti te račune. Tako se radi integracija dokumenata i poslovnih procesa.

5. Bolja organizacija

Korištenjem metapodataka, kategorija i potkategorija za označavanje dokumenata, oni postaju lako pretraživi i organizirani. Konačan cilj je da pretragom lako dolazite do dokumenata koji vam trebaju u tom trenutku.

6. Učinkovito upravljanje vremenom i novcem

Poboljšana učinkovitost zaposlenika štedi novac. Vrlo je jednostavno – ušteđeno vrijeme je ušteđeni novac.

7. Dijeljenje dokumenata

Uz sustav za upravljanje dokumenata, korisnici mogu dijeliti dokumente i surađivati na dokumentima s drugima. Vlasnik dokumenta može kontrolirati s kim surađuje na dokumentu, a isti se onda može slati i drugima, izvan organizacije. Uz funkcionalnosti tijeka revizije, lako se može i vidjeti tko je kada gledao i uređivao određene dokumente, što je kritično u pronalasku grešaka i neučinkovitosti.

eVision nudi sustav elektroničkog uredskog poslovanja OfficePoint kao rješenje za upravljanje zapisima i dokumentima.

BIZ datum:5.5.2015. 10:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun