eVision > Početna > Novosti

5 razloga zašto DMS ostvaruje povrat na investiciju (ROI)

Procjenjivanje povrata na investiciju u sustav za upravljanje dokumentima može biti jednostavno – samo zamislite čist stol, bez papira. Prekrasno, zar ne?

Uvjeriti članove organizacije da je potrebno uvesti DMS (Document Management System) nije lako. Radi se o kompleksnom rješenju i činjenica da ćete „samo“ koristiti manje papira nije dovoljna.

U nastavku iznosimo pet pozitivnih promjena koje dolaze uvođenjem digitalnog upravljanja dokumentima. Sigurno ih postoji još, ali ovo je dovoljno za preliminarni razgovor sa Vašim voditeljima:

1. Prestajete biti ovisni o skupom papiru

Ovo je dobra osnova za početak razgovora o ROI-u zato što je relativno lako procijeniti troškove vezane uz papir, poput:

  • Toner
  • Održavanje kopirnih strojeva i pisača
  • Cijena papira
  • Slanje fizičkih dokumenata poštom

Papir troši puno resursa organizacije a, premda je u većini zemalja još uvijek zakonski propisano da je potrebno čuvati fizičku arhivu dokumenata, polako se radi na velikoj promjeni da se arhiva fizičkih dokumenata u potpunosti ukine. U budućnosti će jedini dobar papir biti – skenirani papir!

Stoga priđite šefu, pokažite mu hrpu papira na stolu i recite „Ovi nepotrebni listovi koštaju nas preko 1.500 eura mjesečno!“


Što biste koristili - tablet ili papir?
Izbor je jednostavan
 

2. Vratit ćete „izgubljeno“ vrijeme

Podaci Datapro/Gartner Group istraživanja govore da zaposlenici u prosjeku troše 400 sati godišnje na traženje papirnatih dokumenata. Postoje još brojna istraživanja i brojke koje govore da je rad sa papirom izrazito neproduktivan i spor.

Implementiranjem DMS-a organizacije jednostavno skeniraju dokument čim isti uđe u organizaciju (npr. ulazni račun). Kasnije, svi zaposlenici ulažu puno više vremena u radu sa informacijama na dokumentu. Što ste uštedjeli? Vrijeme koje se ranije trošilo na traženje samog dokumenta.


Zdravi milkshake
Više vremena znači zdraviji način rada
 

3. Sigurni podaci za sretnog šefa

Izgubiti jedan dokument je frustrirajuće i loše za posao. Izgubiti tisuće dokumenata u poplavi, požaru ili drugom nesretnom slučaju je katastrofa. 

U izračun ROI-a i razgovor o isplativosti DMS-a uvijek je važno govoriti i o sigurnosti. Spriječiti je uvijek bolje nego liječiti, a tzv. „disaster recovery plan“ osigurat će sve podatke i dugoročno uštedjeti Vašoj organizaciji velike količine novca – veće nego da se zbilja dogodi neka katastrofa.


Obrana od protivnika
Trebate snažnije oružje za obranu

 

4. Dosta je izgubljenih dokumenata

Datapro/Gartner Group istraživanje govori da je čak 25% svih dokumenata organizacije pogrešno zavedeno i nikad neće biti pronađeno. Zašto izgubiti dokumente uopće?

Sa šefom možete razgovarati i o ovome – spomenite koliko je problematično kada izgubite samo jedan osobni dokument. A kamoli tek cijeli novčanik…


Izgubljena mačka

Dokumenti, nažalost, nemaju devet života
 

5. Više posla, manje rada

Što možete napraviti sa svim vremenom koje uštedite na eliminiranju nepotrebnog rada? Više kvalitetnog posla, naravno!

Ako samo koristite jednostavne tijekove rada, možete vidjeti i oko 30% povećanja (pa i više) u produktivnosti zaposlenika koji rade sa dokumentima (Workflow Management Coalition istraživanje). Što to točno znači? Znači da nema više potrebe za „ručnim“ proslijeđivanjem dokumenata i zadataka – kada skenirate dokument, on se šalje osobama koje trebaju raditi na upravo tom dokumentu.


Vježbanje u New Yorku
Otprilike kao da stječete kondiciju, ali u manje vremena
 

(BONUS) Prostor za još jedan ured

U skoroj budućnosti imat ćemo sve više prostora za ured, bez nepotrebnih prostorija za servere i fizičke papire.

Premda je preduvjet za tako nešto da svi papirnati dokumenti mogu biti uništeni čim se skeniraju, ipak ćemo morati pričekati neko vrijeme da to postane zakonska odredba. Nismo sigurni kada očekivati potpunu promjenu paradigme, ali polako se mijenja – svo poslovanje obavljat će se u oblaku, nećete morati plaćati skupe servere, a svaki papir moći ćete uništiti i reciklirati (time pridonoseći „zelenom“ poslovanju Vaše organizacije).

Budućnost je svijetla za produktivnost bez papira. Oni koji već sada implementiraju DMS mogu biti korak ispred, spremni za budućnost, i iskusiti snažne prednosti korištenja sustava za upravljanje dokumentima.

BIZ datum:8.6.2015. 11:00 autor:

 

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun