eVision > Početna > Novosti

5 jednostavnih načina ubrzanja rada na dokumentima

Rad s dokumentima je ključan u današnjem poslovanju. Ponude, prijedlozi, objašnjenja, analize – za sve koristimo Word, Excel, PowerPoint i slične alate.

Međutim, nitko ne radi samostalno. Uvijek postoji netko kome se ti dokumenti šalju, a najčešće i više ljudi istovremeno radi na jednom dokumentu. Ako uključimo i rad na globalnom tržištu, u velikom sustavu ili u pokretu, suradnja postaje posebno izazovna.

Izazov je jasan – kako brže raditi?

Nastavite čitati jer donosimo 5 jednostavnih načina ubrzanja rada na dokumentima koristeći Office 365, alat koji je u svakom trenutku prisutan na svakom uređaju:


1) Lako stvaranje dokumenata

Primjer: Zaprimili ste Word dokument od vanjskog suradnika, a želite ga uređivati i podijeliti s kolegama.




Imate dokument na računalu? Jednostavno ga povucite na prozor preglednika i to je to – vaš dokument je online!

Želite stvoriti novi dokument? Samo kliknite jedan gumb za stvaranje novog dokumenta i započnite rad.


2) Brzi pregled i direktno uređivanje

Primjer: Uređujete ponudu za velikog klijenta i svakodnevno radite male izmjene u dokumentu, a povremeno i u pokretu.




Ne morate svaki put otvoriti dokument u Office 365 da vidite njegov sadržaj. Jednim klikom otvarate smanjenu verziju dokumenta a, ako morate nešto izmijeniti, možete to direktno učiniti u smanjenom prikazu.

Ako je potrebno, dokument možete otvoriti u samom pregledniku i direktno napraviti bilo kakve izmjene. Ne morate preuzeti najnoviju verziju dokumenta, otvoriti ju u Wordu, urediti, spremiti, pa poslati natrag u Office 365. Sve je napravljeno automatski, a ostatak tima će vidjeti što ste napravili.

Još uvijek radite na računalu? Uređivati dokumente možete i na pametnom telefonu, kao i na laptopu, PC-u ili MAC-u.


3) Zajednički rad i dijeljenje dokumenata

Primjer: U jednom dokumentu radite na važnoj ponudi za klijenta, a sam dokument moraju vidjeti i urediti članovi Uprave, financijski menadžer i vaš asistent.




Internet je ubrzao poslovanje, a zajednički rad na dokumentima nikad nije bio lakši. 

U vaše dokumente ili čitave datoteke s dokumentima možete pozvati svoje kolege koji također mogu direktno uređivati tekst.

Sve što trebate napraviti je pozvati članove tima u dokument putem e-maila i svi mogu simultano uređivati bilo koji sadržaj.


4) Rad s raznim verzijama

Primjer: Više ljudi je uređivalo jednu ponudu. Slučajno, jedan član tima izbrisao je važnu stavku. Ako je već spremio dokument, pogledat će prethodnu verziju i vratiti tu stavku.




Slanje e-mailova i pregledavanje raznih verzija dokumenata je mukotrpno. 

Taj neprestani ping-pong puni vaš inbox sa stotinu mailova u kojima se iznimno teško snaći. Ako uzmemo u obzir i simultani rad na dokumentima, brzo se stvara više verzija koje treba spojiti.

Srećom, u Office 365 sav zajednički rad se automatski sprema, a svako spremanje smatra se kao jedinstvena verzija dokumenta. Na taj način u svakom trenutku možete vratiti verziju koja je bila idealna. Nema troška vremena i kopanja po mailovima.


5) Svojstva i napredno pretraživanje

Primjer: Prodajni predstavnik treba pronaći odobrenu ponudu za određenog klijenta koju je napisao član Uprave. U tražilicu upisuje „odobreno“, „ime klijenta“ i „ime člana uprave“.




Kako tražite dokumente?

Najčešće otvaramo datoteke i u njih stavljamo dokumente. Primjerice: otvaramo datoteku „ponude“ i u nju dodatnu datoteku „mjesec/godina“ u koju stavljamo razne ponude kao dokumente.

Ponekad to jednostavno nije dovoljno.

Office 365 ima napredne funkcije označavanja dokumenta. Za dokument tako možemo definirati stanje, autora, ključne riječi, kategoriju i razna druga svojstva. Pomoću toga, iznimno je lako pronaći ono što je važno i što tražimo, a usput olakšavamo taj posao i drugima.


Što dalje?

Office 365 smatramo posebno kvalitetnim dodatkom svakom poslovanju.

Ranije smo pisali o tome zašto upravljanje poslovnim sadržajem povećava produktivnost, a naša rješenja i implementirali kod naših korisnika.

Za grad Karlovac stvorili smo cjelokupan sustav upravljanja dokumentima. Preuzmite vodič "U 4 koraka do nadogradnje svog ureda za učinkovitu obradu dokumenata (internih dokumenata, e-pošte, pošte i faksa)" i provjerite kako je učinkovito voditi poslovanje i uštedjeti novac i vrijeme.

BONUS

Ako ste zainteresirani za demo prezentaciju u kojoj skupini polaznika detaljno demonstriramo moć ovog alata ili za partnerstvo u stvaranju sličnog sustava za Vašu organizaciju, javite nam se i odgovorit ćemo u najkraćem mogućem roku.

BIZ datum:3.2.2015. 9:20 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun