eVision > Početna > Novosti

3 osnovne implementacije SharePoint web-mjesta

Često nas klijenti, prijatelji ili obitelj pitaju „čime se bavimo?“ Ako odgovorimo „Microsoft SharePoint“, najčešće moramo malo pojasniti o čemu se točno radi.

Upravo zbog toga dajemo kratak pregled što je to SharePoint:


SharePoint je platforma koja integrira mogućnosti intraneta, upravljanja sadržajem i dokumentima.

To je sigurno mjesto za organizaciju i zajedničko korištenje informacija, a sve što trebate da bi pregledavali sadržaj je web-preglednik (Internet Explorer, Chrome, Firefox, Opera, Safari).

Prvenstveno se koristi u srednjim i velikim poduzećima, kao i raznim ustanovama.


Ranije smo pisali o tome da je SharePoint idealan za napredne korisnike zato što se može skalirati, odnosno, povećavati i unaprjeđivati kako potrebe organizacije rastu. 

Većina IT menadžera koji implementiraju SharePoint započnu polako te postupno razviju sustav i brojne poslovne aplikacije unutar SharePointa.

Upravo zbog toga, SharePoint daje novi način suradnje.

No, kako je SharePoint organiziran da pruža toliku raznolikost?

SharePoint web-mjesta

Gotovo sve što radite u SharePointu nalazi se na tzv. web-mjestima:

Web-mjesto je skup web-stranica vezanih uz jednu temu.

To izgleda ovako:


Većina je upoznata s pojmom web-stranice, a njihova razlika od web-mjesta je sljedeća:

Web-stranica predstavlja samo jednu stranicu web-mjesta, a web-mjesto je skup stranica.

Primjerice, kada u preglednik upišete adresu (npr. www.evision.hr), vidjet ćete web-stranicu:

  • Dio web-mjesta na kojem se nalaze tekstovi, slike, videi i ostali sadržaji vezani uz eVision
  • Uređen dizajn web-stranice koju tražite

U pozadini, na čitavom web-mjestu, ne vidite:

  • Organizacijsku strukturu web mjesta
  • Postavke putem kojih se definira izgled web-stranice (HTML, CSS…)
  • Spremljene tekstove, slike i videe

Pojednostavljeno – na web-stranici (www.evision.hr) vidite one elemente iz web-mjesta koje smo odabrali da se prikažu.

Možete zaključiti da se SharePoint može koristiti za izradu javnih web-stranica. Međutim, SharePoint se može prilagoditi na nebrojeno mnogo načina, a jedna od prvenstvenih koristi je upravo za vođenje posla unutar organizacije, internih web-stranica (intranet).

Tehnika je ista – imate web-mjesto na kojem se nalaze bitni podaci i web-stranicu za zaposlenike/suradnike na kojoj:

  • Filtrirate informacije koje su bitne
  • Skrivate nepotrebne informacije
  • Mijenjate redoslijed informacija
  • Postavljate prilagođene prikaze kojima usmjeravate na ono što je bitno

Postavlja se pitanje: Koje su osnovne ili inicijalne SharePoint implementacije? Kako primijeniti SharePoint u organizaciji?

Tri osnovne primjene SharePointa kao platforme u svakoj organizaciji:

O samom konceptu intraneta pisat ćemo u kasnijim člancima, a ovdje donosimo samo kratki pregled nekih od jednostavnih primjena tzv. intranet (Enterprise) portala.

1.    Centar za dokumente

Primjer: Jedinstveno web-mjesto na kojem svaki zaposlenik može saznati o standardima organizacije (poput ISO standarda).

Članovi organizacije u bilo kojem trenutku trebaju imati mogućnost da mogu lako doći do dokumenata koji su im potrebni. Jedno takvo web-mjesto može biti centar za dokumente u kojem su pohranjeni svi dokumenti.

Neke od ključnih prednosti centra za dokumente su:

  • Pretraživost podataka uz napredne tražilice unutar SharePointa
  • Dostupnost podataka u svakom trenutku i na svakom uređaju
  • Jednostavan pregled najnovijih dokumenata ili onih koji su potrebni u određenom trenutku
  • Predlošci dokumenata koji su stalno isti i ubrzavaju rad (npr. novi ugovor, nova ponuda) u kojima se automatski nadopunjavaju različiti podaci (npr. broj ugovora, datum slanja ponude…)


Primjer centra za dokumente Međunarodne Zračne Luke Zagreb

Dodatna mogućnost je postavljanje razina prava na gledanje dokumenata. Primjerice, svaki član organizacije može vidjeti određene dokumente, dok članovi Uprave mogu vidjeti i posebno povjerljive dokumente.

 2.    Web-mjesta organizacijskih jedinica

Primjer: Sektor za nabavu ima jedinstveno web-mjesto na kojem objavljuju bitne informacije vezane uz dostavu uredskog materijala, a nudi mogućnost postavljanja narudžbi.

Posebno prilagođena implementacija za upravljanje većim brojem korisnika u organizacijskoj jedinici može ubrzati proces traženja informacija ili čak komunikaciju sa određenim organizacijskim jedinicama. Ovakvim web-mjestima lako se daje cjelokupan pregled aktivnosti unutar poduzeća i svaki upravitelj ili član organizacije može vidjeti što se događa u svakom trenutku.

Neke od ključnih prednosti web-mjesta organizacijskih jedinica su:

  • Slanje grupnih poruka na čitavu organizacijsku jedinicu
  • Pregled dokumenata i aktivnosti određenih organizacijskih jedinica
  • Ograničavanje dostupnosti određenih informacija pojedinim skupinama korisnika
  • Javna i privatna mjesta dopuštaju da svaki sektor (npr. marketing) imaju javni dio koji vide svi članovi organizacije (npr. gotove brošure), ali i privatni dio koji vide samo odabrani (npr. radne verzije brošura)


Primjer prikaza organizacijskih jedinica u Cromarisu

Implementacija ovakvih web-mjesta za veći broj sektora (odjela) zahtjeva pomoć iskusnog SharePoint konzultanta, ali je jedna od temeljnih funkcionalnosti i uvod u veće sustave – intranete.

3.    Timska/projektna web-mjesta

Primjer: Tim za pripremu teambuildinga ima jedinstveno web-mjesto na kojem dijeli zadatke, razmjenjuje informacije i donosi odluke vezane uz pripremu teambuildinga

Poput jedne velike prostorije u kojoj tim stalno komunicira ili ima na stotine raznih zapisnika sa sastanaka, prezentacija i drugih dokumenata, ovakva web-mjesta donose idealnu podlogu za dugoročni rad.

Neki od ključnih aktivnosti na timskom ili projektnom web-mjestu su:

  • Delegiranje zadataka koji zaposlenike podsjećaju na to što trebaju raditi
  • Razmjena informacija putem raznih dokumenata, zapisnika i sl.
  • Donošenje odluka na temelju informacija

Primjer timskog mjesta Informatike na intranetu u Gradu Karlovcu

Za najbolju učinkovitost, predlažemo da ovo web-mjesto bude centralno za sve aktivnosti timova koji rade zajedno, ili čak za određene projekte (uvijek možete pogledati sve što se događalo na tim projektima).

Idući koraci?

Naveli smo neke od temeljnih primjena SharePointa, no on se može postaviti da bude što god trebate za vaše poslovanje.

Jedno od naših naprednih rješenja je OfficePoint – sustav kojim se olakšava upravljanje zapisima i dokumentima > Preciznije, pri implementaciji, SharePoint smo prilagodili tako da se svaki fizički dokument može lako i brzo unijeti u sustav. 

Sve osobe, timovi ili organizacijske jedinice automatski se obavještavaju o unosu te svi mogu zajednički raditi na tim dokumentima koji su sada u elektroničkom obliku

Preuzmite vodič i saznajte kako smo modernizirali javnu upravu u Gradu Karlovcu.

Nastavite pratiti naš blog za još zanimljivih informacija o SharePointu, a kontaktirajte nas ako ste zainteresirani da i u Vašoj organizaciji uvedemo sustav koji će pomoći u suradnji unutar poduzeća.

DODATNO: Uvođenje SharePoint platforme za bolju organizaciju poslovanja prepoznalo je preko 80% Fortune 500 kompanija, a koristi se svakodnevno u radnim zadacima.

TEH datum:17.2.2015. 9:00 autor:

Dubravko Blaće

 
 
 
Kontaktirajte nas | Prijava za webinar
Kalendar aktivnosti
 

eVision informacijski sustavi d.o.o.

Baštijanova 52a, 10000 Zagreb | tel: +385 (1) 5390 400 | fax: +385 (21) 383 597 | OIB: 98227140678 | MBS: 080482498​

Kontaktirajte nas | Facebook | LinkedIn | Google+

© 2015. eVision informacijski sustavi d.o.o.  //  zaštita osobnih podataka  //  made with: SharePoint 2010  // design by: Sapun